آداب نامه نوشتن ، ارسال نامه دست نویس

آداب معاشرت و ارتباطات عمومی
ابزارها
تنظیمات نوشتاری

به نظر می رسد در جهان امروز ارسال نامه های الکترونیکی ، جای نامه های دست نویسی را که به همکاران یا طرفین تجاری خود می نوشته اید گرفته باشد. اگر چه با ارسال ایمیل می توانید تمام خدمات لازم را با کیفیت تمام در اختیار داشته و این روزها هم خیلی استفاده از آنها مقبول است اما انگار با ارسال نامه دست نویس چیز بیشتری برای گفتن دارید و هنوز نامه های دست نویس جای خود را در جهان تجاری مدرن و کامپوتری امروزه حفظ کرده اند و  هنوز هم به عنوان ابزاری مفید در شرایط خاص مورد استفاده قرار می گیرند . در عین حال  مفهوم  متفاوتی را نسبت به نامه های الکترونیک القا می کنند و چون عملا به ندرت مورد استفاده قرار می گیرند بیشتر نسبت به  هجوم نامه های الکترونیک مورد توجه قرار می گیرند.

Nike Air Max

 اسطوره نامه دست نویس و نقشی که در راستای منفعت پذیری  شما ایفا می کنند

همین چند وقت پیش بود که استفاده از قلم و کاغذ برای ارسال نامه کاری عادی بود اما از وقتی که ارسال ایمیل رایج شد مردم تصور کردند که ارسال نامه های دست نویس نشان دهنده تاثیر پذیری عاطفی نویسنده بوده چون وی برای ارسال ان متحمل زحمت نوشتن و صرف زمان می شود بیشتر حاکی از اهمیّت نویسنده به ارسال کننده در نظر گرفته می شود.  .شاید با گذر زمان این مهم ، یعنی ارسال نامه های دست نویس  همچون یک اسطوره جاودانه  در گذشته های دور مورد توجه قرار گیرد چون بسیاری از افراد نسل جدید برای برقراری ارتباط با همکاران یا مشتریان خود راهی به جز ارسال ایمیل را نمی شناسند .

به هر حال واقعیت امر آن  است که ارسال یک نامه دست نویس خیلی بیشتر از تایپ نامه وقت شما را نمی گیرد و اگر در موقعیت مناسب مورد استفاده قرار گیرد تاثیر بسیار مثبتی بر دریافت کننده خواهد داشت .

 چه موقع می بایست از نامه دست نویس استفاده کنید

هر گونه شیوه برقراری ارتباط حاکی از آن است که نکته ای وجود دارد که  می بایست مورد توجه قرار گیرد اما در مواردی همچون مثالهای زیر ارسال یک نامه دست نویس می تواند تاثیر بسیار بیشتری نسبت به ارسال یک ایمیل داشته باشد. در مواردی همچون مواقع زیر شاید بهتر باشد که اقدام به ارسال نامه دست نویس کنید:

  •  هنگامی که هدیه ای دریافت کرده اید و می خواهید بابت دریافت آن تشکر کنید
  • هنگامی که می خواهید جوابگوی دعوتی باشید
  • می خواهید مراتب همدردی یا تبریک گويی خود را به خاطر مناسبات مربوطه انجام دهید
  • تشكر از ميزبان  ناهار یا ضيافت شام تجاری
  • وقتی که همکار یا مشتری یا شریک تجاری شما را به منزل خود دعوت کرده است
  • به دلایلی لازم است  عذر خواهی کنید

 

آماده سازی

برای  نوشتن آماده شوید .نوشتن نامه آنقدر هم که فکر می کنید کار سخت و زمان بری نیست . در نتیجه می بایست وسایل مورد نیاز نامه نگاری از قبیل قلم، پاکت برای ارسال ، استامپ مخصوص مهر شرکت خود یا .... را بهمراه و آماده داشته باشید .حتی می توانید در غالب موارد مشابه به هم  از قبل نوشته ای را برای موقعیتی خاص آماده  کرده باشید . برای مثال اگر برای مهمانی بازنشستگی یکی از همکاران دعوت شده اید می توانید از قبل نوشته خاص مواقع اینچنینی را آماده داشته باشید که مهر مخصوص شرکت خود را هم روی آن  زده اید و تمبر هم دارد  بنا براین وقتی سر کار حاضر شدید تنها کاری که می بایست انجام دهید ارسال نامه است .

 

رعایت کوتاه نویسی  و اختصار در نامه های دست نویس

ابتدا باید عرض کنم در اینجا منظور ما ار سال نت است نه نامه های خصوصی .در اینگونه نامه ها یکی از مهمترین نکات رعایت خلاصه نویسی و اشاره به مطلب اصلی در نامه است .

لازم نیست خیلی نامه بلند بالائی بنویسید چون در این صورت خواننده مجبور است لا بلای پاراگرافها فرو رفته و در نهایت نتواند آنچه که واقعا مد نظر شما از ارسال نامه بوده است را کشف کند .

در ضمن سعی کنید خیلی هم در نوشتن عجله از خود نشان ندهید . بر خلاف عقیده عامه اگر کمی وقت صرف کنیم و سر حوصله و صبر اقدام به نوشتن نامه کنیم  اکثر ما قادر به نوشتن با خط خوانا هستیم . اگر فکر می کنید که دست خط شما خوانا نیست و برای همین به جای ارسال نامه دست نویس سریع به سراغ ایمیل میروید باید بگوییم دارید عذر و بهانه می آورید .

اگر کسی با عجله و تند تند بنویسد خوب خط همه بد است اما برای نوشتن 3 یا 4 خط کمی وقت صرف کنید مطمئن باشید که خط شما هم خوب و خوانا است .

در کل، برای نوشتن نامه دست نویس باید زمان بگذارید . اگر همان روز که نامه را نوشته اید اقدام به ارسال آن  کنید بهتر است وگرنه ممکن است زمان مناسب برای ارسال چنین نامه ای از دست برود . در مواردی که در بالا  در رابطه مناسبت های لازم برای ارسال نامه دست نویس توصیه شده است ارسال ایمیل نمی تواند گزینه خوبی باشد . ارسال نامه دست نویس در چنین شرایط خاص بیش از حد تصور شما می تواند بر گیرنده موثر واقع گردد.


 در همين مورد:

آداب ارسال نامه های تجاری