چگونگي مديريت رويداد با حضور مقامات و مسئولان در رويداد هاي شما و بهره برداري حداكثري در رسانه ها

آیین تشریفات کنفرانس های ملی و بین المللی
ابزارها
تنظیمات نوشتاری

 چگونگي مديريت رويداد با حضور مقامات و مسئولان در رويداد هاي شما و بهره برداري حداكثري در رسانه ها «از فریبا علومی یزدی»

در رويداد هاي گوناگون از مسئولان دعوت مي گردد تا با حضور خود در رويداد نسبت به موضوع رويداد سخنراني داشته باشند. خوب شايد شما تصور نماييد با حضور يك مسئول در رويداد شما همه چيز بر وفق مراد است. خوب اين خبر خوش آيندي است و من در اينجا قصد دارم به نكات كوچكي اشاره كنم تا شما بتوانيد از مراسم خود بهره برداري لازم در خصوص تبليغات در رويداد را داشته باشيد.

Accessories

 

 ایران مجری |آیین تشریفات و تشکیلات کنفرانس | برگزاركنندگان مراسم - اصول و فنون برگزاري

1- با حضور مسئولان در رويداد شما ، معمولا گزارش هاي خبري تهيه و انتشار مي يابد. شما به عنوان ميزبان وظيفه داريد تا مراقبت كامل بر انجام پوشش خبري را داشته باشيد. از دعوت مناسب و به موقع از خبرنگاران تا پاسداشت به هنگام در پايان رويداد. چون خبرنگاران و اصحاب رسانه معمولا حافظه خوبي دارند و براي سال بعد اجازه بدهيد ، پيش قضاوت خوبي از رويداد شما داشته باشند.

فریبا علومی یزدی محمد سلامی2- خبرنگاران و اصحاب رسانه مثل همه ما انسان ها داراي مشغله هايي هستند كه مي تواند بر روي كار و گزارش آنها تاثير گذار باشد. اگر شما اهم محور ها و اهداف رويداد را از قبل تايپ كنيد و در اختيار آنها قرار دهيد ، هم به هدف خود نزديك شده ايد و هم كمك بزرگي به خبرنگاران كرده ايد.از طرفي خيلي از خبرگزاري ها دوست دارند نخستین مخابره كننده خبر باشند . پس خبر تدوين شده توسط شما مي تواند خيلي زود و بدون حواشي در صدر اخبار قرار گيرد.


يادتان باشد خبرنگاران با همه تلاشي كه براي انجام يك خبر دارند ، كمتر ديده مي شوند . آنها را ببينيد. خبرنگاران دوست دارند تا با نامشان صدايشان كنيد . از قبل نام آنها را بدانيد تا بتوانيد در بدو ورود به آنها خوش آمد بگوييد.


ایران مجری |آیین تشریفات و تشکیلات کنفرانس | برگزاركنندگان مراسم - اصول و فنون برگزاري

3- خبرنگاران و تيم هاي تشريفات مقامات افراد مهمي در يك رويداد هستند. اكرام آنها اثرات مستقيم بر بازتاب خبري رويداد شما دارد . سعي كنيد براي اين قشر سخت كوش امكانات كاري ، رفاهي فراهم نماييد و با تقديم هديه اي در شان آنها و در ابتداي مراسم نظر آنها را به داشتن مبادي آداب دست اندركاران رويداد جلب نماييد.

من در رويداد هاي زيادي حضور دارم . گاهي مي بينم دست اندركاران همايش از كنار اين مساله به راحتي عبور مي كنند و حتي از بسته هدايا كه براي مدعوين تهيه شده است از عوامل اجرايي دريغ مي نمايند و يا در پايان مراسم اين هدايا را با اكراه تقديم عوامل اجرايي مي نمايند. اين وظيفه تيم تشريفات شما است تا هدايا را به اندازه كافي تهيه و در زمان مناسب براي همه افراد حاضر در رويداد تقديم نمايد تا هدف شما از اهداي هدايا كه همانا ميهمان نوازي شماست ، به طور كامل و شايسته انجام گيرد.

در مورد تيم تشريفات مقامات بالاي كشور شايد تصور شود كه احتياجي به دادن هدايا نيست. اين تصور درستي نيست. همه انسان ها از گرفتن هديه لذت مي برند و هر كس به اندازه مسئوليتي كه دارد هر اندازه مهم تر باشد ، افراد بيشتري را در اطراف خود دارد كه مي تواند هديه را به او بدهد . به طور مثال هديه شما به وزير ، با يك لبخند به رييس دفتر مي رسد ، رييس دفتر آنرا با احترام به راننده خود مي بخشد و راننده نيز در پايان يك روز سخت كاري با دستي پر به خانه مي رود و اين هديه را به فرزند و يا همسرش تقديم مي كند و فردا فرزندش در بين دانش آموزان از برند شما استفاده مي نمايد. خوب آيا شما از خوشحال شدن اين همه افراد ، خوشحال نيستيد؟ خوشحال هستيد.


ایران مجری |آیین تشریفات و تشکیلات کنفرانس | برگزاركنندگان مراسم - اصول و فنون برگزاري

مدیر عامل بانک ملت

4- براي تهيه يك گزارش خوب علاوه بر متن مناسب و از پيش تدارك ديده شده ، گزارش تصويري نيز مي تواند كمك شاياني به شما نمايد تا رويداد خود را بازتاب مناسبي بدهيد. براي اين منظور توصيه مي شود از استند هاي مناسب و با اندازه ي 2x2 متر مربع در پشت تريبون استفاده نماييد. در طراحي استند از يك طراح خوب و خلاق استفاده نماييد. اين نكته را به ياد داشته باشيد فضاي استند و بنر را به شيوه اي طراحي نماييد تا وقتي سخنراني انجام مي پذيرد ؛ نام رويداد شما در زاويه فيلم و تصوير تصويرسازان قرار گيرد . علاوه بر استند پشت صحنه سخنران ، سينه جلو تريبون محل مناسبي براي الصاق پوستر رويداد است .

اصولا گزارش تصويري خبري ، توسط تدوين كننده ها طبق يك عادت قديمي ، ويرايش مي شود . پيشنهاد مي گردد از تكنيك خود رسانه ها در جهت تبليغات بهره ببريد. آنها هميشه با الصاق لوگو خود بر روي ميكروفون از تمام زاويه ها ديده مي شوند . شما هم با استفاده از پرچم رويداد و يا سازمان خود بر روي تريبون اين فرصت را از تدوين گر خواهيد گرفت.


ایران مجری |آیین تشریفات و تشکیلات کنفرانس | برگزاركنندگان مراسم - اصول و فنون برگزاري

5- با حضور مسئولان در يك رويداد معمولاً مصاحبه هايي صورت مي گيرد كه در رسانه ها هم بازتاب خواهد داشت.

تهیه گزارش خبری

شما اجازه ندهيد در راهرو و يا حتي در محل سخنراني ديگر سخنرانان اين مصاحبه ها صورت پذيرد. بلكه با اختصاص يك فضاي مناسب در يك غرفه ، تالار كنفرانس خبري و ... (با زمينه بنر و لوگو رويداد و اسپانسر ها) نسبت به تهيه اين مصاحبه ها اقدام نماييد. اين موضوع فوايد زيادي براي شما دارد. از جمله اين كه مصاحبه شونده در قالب فضا و مكان ايجاد شده ، مصاحبه را جدي تر خواهد گرفت و هم جواب هاي منطقي تري به خبرنگاران خواهد داد و هم زمان بيشتري را در اختيار خبرنگاران قرار خواهد داد و از طرفي نظم رويداد شما به هم نمي ريزد .

اگر شما بتوانيد با تدارك مبلمان مناسب مقام مسئول را بنشانيد و در كناري وي دبير همايش و طرف ديگر خبرنگار باشد، شما فوق العاده ايد. من به شما بابت حسن تدبيرتان تبريك عرض مي نمايم.


ایران مجری |آیین تشریفات و تشکیلات کنفرانس | برگزاركنندگان مراسم - اصول و فنون برگزاري

6- پرچم هاي ايستا روي صحنه هميشه مورد توجه خبرنگاران و صحنه پردازان هستند.

محل قرار دادن پرچم

يك پرچم زيبا و مناسب از رويداد و يا سازمان خود تهيه و در كنار پرچم سه رنگ ايران قرار دهيد .

اين پرچم ها مورد علاقه خبرنگاران و عكاسان هستند و در بيشتر عكس هاي انتشار يافته در رويداد ها قابل رويت هستند .

از اين پرچم ها در دو طرف صحنه و محل مصاحبه مسئولان قرار دهيد. توجه داشته باشيد پرچم خود را نزدیک به پرچم ايران و در زاويه اي قرار دهيد كه در هر شرایطی نمایان باشد.

براي اينكه لوگو شما به صورت واضح و تخت از زواياي مختلف ديده شود از تكه اي مقوا استفاده نماييد . بدين صورت كه با چند سنجاق ، مقوا را در پشت لوگو الصاق کنید.


ایران مجری |آیین تشریفات و تشکیلات کنفرانس | برگزاركنندگان مراسم - اصول و فنون برگزاري

7- بنر هاي سرتاسري در روي صحنه رويداد ، باعث ايجاد يك فضاي ديداري زيبا و با ابهت مي شود. همه تمايل دارند با بنر شما يك عكس يادگاري داشته باشند و عكاسان هم تمايل دارند عكس هاي هنري از رويداد شما بگيرند. تجربه ثابت كرده است بنر هاي زيبا و سرتاسري بر روي مخاطبان اثر مستقيم دارد و بديهي است كه مسئولان هم از اين امر مستثني نيستند . در اين خصوص نكات كوچكي وجود دارد كه مي توانم در اختيار شما قرار دهم .

رنگ بنر  همایش

- از بنر هاي با زمينه آبي استفاده نماييد.
- از تصاویر مقامات حكومتي در بنر استفاده نماييد.
- از پرچم سه رنگ ايران در طراحي بنر استفاده نماييد.
- از مناظر و عكس هاي مرتبط با سازمان و يا رويداد خود به عنوان عكس زمينه استفاده كنيد.
- عكس هاي پس زمينه را از موضوعات و پرژه هاي بزرگ و از زاويه بالا استفاده نماييد مانند نيروگاه ها ، كارخانجات ، كشتي ، هواپيما در رويداد هاي صنعتي و در رويداد هاي معنوي از عكس هاي پر جمعيت مانند راهپيمايي ها ، صفوف نمازگزاران و يا رزمندگان ، حج و زائران و ...
- متن مورد نظر خود را تنها در سه سطر و هفت كلمه در هر سطر جاي دهيد و از فونت و رنگ مناسب استفاده نماييد.
- از رويداد هاي مشابه كه در خبرها پخش شده است الگو برداري نماييد.
- كار را به كاردان بسپريد و يك طراح خوب را به استخدام خود درآوريد.


ایران مجری |آیین تشریفات و تشکیلات کنفرانس | برگزاركنندگان مراسم - اصول و فنون برگزاري

8- گاهي در جشنواره ها از گروه هاي هنري دعوت مي شود تا در مراسم به هنرنمايي بپردازند. شما مي توانيد با گماردن نيروي انساني تشريفات در سه قسمت از صحنه ، گماشتگان خود را ملبس به روبان يادواره و يا رويداد نماييد. بهتر است روبانها را از طرح هاي خوانا و زيبا و منقش به رنگ پرچم تهيه نماييد.

به شما تضمين مي دهم اين روبانها در تصاوير و ويدئو هاي ضبط شده از طرف رسانه ها و مخاطبان ، چشم هر بيننده اي را به خود جلب مي كند.

تجربه نشان داده است خانم ها و نوجوانان با لباس محلي بيشتر مورد توجه قرار مي گيرند.اين تكنيكي است كه در مراسم بين المللي و ديپلماتيك نيز از آن بهره برداري مي كنند . پس شما هم مي توانيد از اين تكنيك بهره برداري نماييد.


ایران مجری |آیین تشریفات و تشکیلات کنفرانس | برگزاركنندگان مراسم - اصول و فنون برگزاري

9- نماهنگ . نماهنگ ها ابزرا نويني هستند كه مي توانند سطح يك رويداد را ارتقاء دهند .

كافي است يك نماهنگ خوب تدارك ببينيد تا بتوانيد اهداف خود را به صورت مفيد و موجز ارائه دهيد . هر گاه تيزر و وله مي سازيد آنرا با رهنمود هاي محكم مقامات مسئول همراه كنيد و از اهداف كمال خواهي و شعارهاي روز و سال بهره ببريد . لوگو خود را نه تنها در ابتدا و انتهاي نماهنگ ، بلكه در طول نمايش نماهنگ نيز به صورت متحرك تعبيه نماييد.از صداي محكم و رسا و صداهاي اثر گزار در نماهنگ خود بهره ببريد . مدت زمان يك نماهنگ براي اثر بخشي حداكثري 2 الي 3 دقيقه است . بيشتر از آن زمان و منابع مالي خود را به هدر ميدهيد. به جاي آن نماهنگ را در فواصل برنامه تكرار كنيد.

اگر نماهنگ شما زيبا ، متقن ، رسا و تركيبي از سرودهاي ملي ميهني و فرمايشات بزرگان نظام باشد علاوه بر اثر بخشي مستقيم بر مخاطبان و مسئولان حاضر در مراسم ، مي تواند به عنوان بازتاب خبري نيز در رسانه ها منعكس گردد. اثر بخشي اين نماهنگ ها حتي در حدي است كه اگر از رسانه ها پخش گردد نگاه بينندگان رسانه ها را براي ثانيه هايي مجذوب خويش نموده و خبر مرتبط با رويداد را دريافت خواهند نمود.


ایران مجری |آیین تشریفات و تشکیلات کنفرانس | برگزاركنندگان مراسم - اصول و فنون برگزاري

10 - تشريفات. تشريفات رابطه مستقيم با بهتر برگزار شدن رويداد شما دارد .

همه تشريفات را دوست دارند. تشريفات با فطرت انسان ها سازگاري عجيبي دارد. حتي ما براي حضور در پيشگاه خداوند و عبادت تشريفات خاص آن را داريم حتي اگر ندانيم نام آن تشريفات است. تشريفات باعث مي شود تا فضاي رويداد به سوي نظم و انضباط برود و هر كس انگيزه لازم جهت بهره برداري بيشتر از فضا ي ايجاد شده را بنمايد. الصاق بنر هاي خوش آمد گويي خارج از محل رويداد و در مسير ، علاوه بر القائ ميهمان نوازي شما باعث حالت سرخوشي و نتيجتاً بهره برداري مناسب در رويداد خواهد بود.

در مراسمي به مناسبت روز سوم شعبان در جمع نخبگان كشور و در منطقه لواسان واقع در اردوگاه امام خمینی ره دعوت داشتم. در طول مسير 20 كيلومتري از منزل تا محل رويداد در فواصل با نيرو هاي امنيتي و گارد تشريفات روبرو بودم و هر چه به محل رويداد نزديك تر مي شدم تعداد نيرو هاي انتظامات و تشريفات با آرایش خاص بيشتر و بيشتر مي شد . جالب اين بود كه هم اعتماد به نفس من افزايش مي يافت و يك حس عجيبي توام با غرور به من مي گفت چرا مسئولان همايش براي دعوت من به اين مراسم مهم به يك تلفن و يك ايميل اكتفا كردند؟! البته من مورد اطمينان آنها بودم ولي به خاطر دقت در انجام وظايف حرفه اي ام تمايل دارم از همه موارد يك رويداد باخبر باشم و آنها اين موضوع را مي دانستند .

در نزديكي هاي اردوگاه و با حضور بالگردها وقتي تلفن همراه من از دسترس خارج شد به اين نتيجه رسيدم كه اين رويداد با حضور مقام اول كشور برگزار خواهد شد و اولين كاري كه به ذهنم رسيد اين بود كه مطالب خود را بازبيني كنم و براي يك رويداد متفاوت با آنچه در ذهنم تداعي كرده بودم برنامه ريزي كنم.

اين موضوع روي تك تك مخاطبان اين رويداد هم اثر گذاشته بود و هركس به نوعي وارد فضاي تشريفات شده بود و به شیوه ی عجيبي روي مسئولان حراست و مقامات مدعو هم اثر گذاشته بود و اين احساس به نوعی بر ميزبانان همايش هم اثر گذاشته بود به نحوي كه حتي كسي به خود اجازه نمي داد از ديگري بپرسد اينجا چه خبر است. چون در آن زمان مشخص مي شد كه اين شخص اشتباهي دعوت به اين مراسم شده است!!

در ادامه اين رويداد بسیار خوب و اثربخش برگزار شد. من يكي از بهترين اجراهايم را انجام دادم و همه سخنرانان سخنراني خوبي داشتند و نخبگان هم با اعتماد به نفس بالا سوالات و انتقادات خود را مطرح مي نمودند و ...

همه اين ها به خاطر تشريفاتي بود كه در مسير اردوگاه شهيد باهنر و داشگاه افسري امام حسين (ع) بود و آنروز مقام معظم رهبري براي حضور در اين دانشگاه و اعطاي سردوشي به افسران شرف حضور يافته بودند و از دو راهي دانشگاه تنها دويست متر تا ورودي محل اردوگاه شهيد باهنر فاصله داشت.

در خصوص تشريفات رويداد ها، رهنمود هاي جامع و كاملي در دست تدوين است .اين نكات مي تواند با تجربيات شما اصحاب علم و طالبان عمل ، كاملتر هم شود. پيشنهاد مي كنم تجربه هاي گرانسنگ خود را در اختيار "ايران مجري" قرار دهيد تا بتوانيم تشريفات مراسم و رويداد ها را طبق فرهنگ و دانش بومي خود ارتقاء دهيم و به سمت استاندارد سازي رويداد ها قدم برداريم تا هم كارفرمايان بهره لازم را از تلاششان ببرند و هم حاميان مالي و معنوي رويداد ها ، انگيزه لازم براي پشتيباني از رويداد ها را داشته باشند. اين خود موجب رونق رويداد ها و ايجاد كسب حلال براي قشر عظيم نيروي انساني مرتبط با رويداد ها مي شود و نتيجه نهايي ، پيشبرد علوم و فنون مرتبط به رويداد خواهد بود كه در خدمت مردمان قرار خواهد گرفت و يك رابطه برد - برد بين اقشار جامعه ترويج خواهد شد. از اينكه اين مقاله را براي ارتقاء رويداد ها باز نشر مي دهيد من ؛ فريبا علومي يزدي شخصا از شما مديران و انديشمندان تقدير و تشكر مي نمايم.

مجری


مطالب مرتبط: دعوت از مقامات در رويداد ها ،مزايا و معايب از فريبا علومي يزدي

محمد سلامی فریبا علومی یزدی و همکارش

عکس یادگاری با خبرنگاران در هتل قصر مشهد