آداب ارسال نامه های تجاری

آداب معاشرت تجاري ارتباطات موثر تجارت
ابزارها
تنظیمات نوشتاری

logoقالب اشکال نامه های تجاری بسیار متفاوت است . ممکن است چنین نامه ای در پاسخ به یک شکایت ، یک درخواست و یا دیرکرد یک پرداخت نوشته شده باشد حتی برای اعلام توافق با موضوعی یا به دلایل دیگر هم ممکن است نوشته شده باشند .

این مقاله در راستای راهنمائی و کمک به شما در شناخت و پی گیری شیو ه های صحیح نامه نگاری تجاری و نکاتی که در راستای نامه نگاری تجاری  می بایست مورد توجه قرار گیرند ارایه شده است .رعایت این نکات برای هم مشتریان و هم صاحبان مشاغلی که می خواهند با این مشتریان ارتباط بر قرار کنند بسیار مهم است .

از دیدگاه یک شرکت دریافت عبارات نوشتاری همیشه تاثیر گذار تر از دریافت عبارات کلامی است . هیچ چیز بیشتر از دریافت یک نامه با انشاء ضعیف نمی تواند باعث بی اعتبار جلوه دادن یک ارگان تجاری گشته و مشتری را هم در عین حال آزرده سازد .

توجه به تمامی مکاتبات صادراتی از طرف شرکت شما به ویژه در رابطه با ارسال نامه امری بسیار مهم و حیاتی برای یک شرکت محسوب می شود.

نشانی دهی در نامه

هنگامی که نوشتن یک نامه تجاری شروع می کنید حتما آن  را روی سر برگ شرکت خودتان می نویسید بنا بر این ذکر مجدد نام شرکت و آدرس آن ضروری نمی باشد زیرا این اطلاعات روی سر برگ شرکت موجود می باشند .

باید با ذکر نام و نام خانوادگی دریافت کننده که در بالای نامه و در سمت راست  آن را ذکر می کنید کار را شروع کنید .

هر کجا لازم بود از عناوین و تیتر اجتماعی گیرنده نیز استفاده کنید برای مثال" آقای دکتر" یا "جناب آقاي "‌و غیره.

به طور مثال :

" جناب اقاي حسن آسايش

رييس محترم صدا و سيماي مركز يزد "

 

و پس از آن  متن نامه  و در پايان تاریخ روز جاری می بایست ذکر گردد و امضاء شود.  برای مثال به این ترتیب :

فريبا علومي يزدي

9/1/ 1391 امضاء

اگر چه مرسوم است که در بعضی شرکت ها ابتدا تاریخ را ذکر می کنند و سپس نام و نام خانوادگی فرد فرستنده را ..

در شروع از القاب تعارفی همچون القاب  زیر استفاده کرده و سپس نام  کامل فرد گیرنده را ذکر می کنید :

جناب آقای ...

سرکار خانم...

(در خيلي از نامه ها نوشتن برادر گرامي /خواهر گرامي متداول شده است كه بنده پيشنهاد نمي دهم و شما هم  سعي كنيد اصول آداب نامه نگاري تجاري را آنگونه كه شايسته است  انجام دهيد. )

 

وقتی از نام گیرنده نامه اطلاع دارید باید نامه را اینگونه به پایان برسانید :

"ارادتمند شما.../ با تجديد احترام ... "

اگر به هر دلیلی از نام گیرنده نامه اطلاع ندارید باید عنوان نامه را اینگونه شروع بفر مايید :

" رييس محترم امور اداري...."

" مدير عامل محترم شركت ..."

و به این ترتیب هم نامه را به پایان برسانید .

" با تقديم احترام..."

به هر حال در مواردی که می خواهید پاسخ گوی شکایتی یا در خواستی باشید نمی بایست عنوان را به صورت زیر شروع کنید

"  سركار خانم یا جناب آقای ...." و كافي است فقط نام فرد متقابل را ذکر کنید . " آقاي علي سرمدي "

البته بسته به شیوه و لحن نامه شما و همچنینی میزان آشنايی شما با دریافت کننده یایان دادن نامه با عباراتی همچون " با درود...." بلا مانع است اما تنها در شرایطی که رابطه خوب و نزدیک  طولانی مدتی  با دریافت کننده دارید می توانید از اینگونه لغات استفاده کنید . اینگونه جملات پایانی را هر گز نمی بایست در نامه نگاری از طرف یک شرکت به یک مشتری مورد استفاده قرار داد.

آدرس فرد فرستنده در پایین نامه تجاری می بایست ذکر شود.

 

مراجعه به موضوع خاص

 

اگر نامه ای که به گیرنده ارسال می کنید در خصوص موضوع یا شماره خاصی است  بعد از ذکر لقب دریافت کننده در نامه می بایست آن شماره یا موضوع را به شکل برجسته تایپ و در مر کز صفحه ذکر سازید تا دریافت کننده به وضوح از علت ارسال نامه از طرف شما آگاه گردد.

 

حفظ اطلاعات سری

 

 

اگر نامه ای که ارسال می کنید حاوی اطلاعات حساسی است و یا اگر به شرکت دیگری ارسال می شود و شما نمی خواهید توسط منشی ان شرکت باز گشايی شود حتما باید روی پاکت ذکر کنید " محرمانه "‌این در صورتی است که شما می خواهید تنها خود دریافت کننده نامه را باز گشاید .به همین ترتیب اگر نامه ای در یافت کردید که روی آن همین عنوان نوشته شده بود و می بایست به آن پاسخ گویید روی پاکت حاوی جوابیه  شما هم همین عنوان "  " محرمانه " می بایست مجددا ذکر گردد.

 

شیوه نگارش

همیشه هنگام نوشتن نامه های تجاری یک روند رسمی را دنبال کنید . این به معنی ان نیست که حتما خیلی استادانه نامه نگاری کنید یا از کلمات پیچیده استفاده کنید . در واقع باید سبک نامه نگاری شما ساده باشد اما از ایراد عبارات عامیانه و خیلی دوستانه خود داری کنید .

مطمئن شوید که نامه شما حاوی تمام مطالبی است که قصد ابراز آن را داشته اید و همه نکات دارای معنی و مفهوم پذیر هسیتند .به عنوان یک قانون کلی در نامه نگاری اداری و تجاری هر گز نمی بایست از لحن همراه با شوخی یا کنایه در نامه خود استفاده کنید مگر اینکه نامه را به کسی ارسال می کنید که مدتهاست از آشنايی شما می گذرد و کسی است که از لحن شوخی آمیز شما خوشحال می شود اما در کل آداب نامه نگاری اداری و تجاری را نمی بایست با شوخی در هم آمیخت .

 

زمان بندی متناسب

نمی بایست در ارسال نامه های تجاری تعلل ورزیده و جواب نامه ای را دیر تر از موقع مورد نظر بدهید . مگر اینکه برای دیر کرد جوابیه از قبل علت آن مشخص شده باشد برای مثال ذکر شده باشد که این نامه نهایتا ظرف 14-28 روز توسط گیرنده جواب داده خواهد شد. در غير این صورت باید سعی کنید ظرف مدت نهایتا 5 روز کاری نامه را پاسخ گویید.

 

امضا

نامه دست نویس خود را همیشه با امضا دست خط خود به پایان برسانید که در زیر آن نام کامل و عنوان شغلی شما در صورت تناسب تایپ شده باشد.بخاطر صرفه جویی در وقت هر گز از امضا چاپی استفاده نکنید انجام چنین کاری حکایت از عدم تخصص فرستنده و یا عدم صرف وقت  ارسال کننده برای دریافت کننده دارد .

گاه حتی باعث می شود تا گیرنده تصور کند که این فرستنده تعداد بسیاری از نامه مشابه برای گیرندگان دیگر هم فرستاده و برای شخص وی اهمییت خاصی قائل نشده است .

پس به دید دریافت کننده  چنین نویسنده ای از نظر تجاری قابل اعتماد نمی باشد چون ماهها است که کار مهمی انجام نداده است .

آخرین نکته

همیشه قبل از اینکه اقدام به ارسال نامه کنید یک بار دیگر آن را مرور کنید تا مطمئن شوید هیچ غلط گرامری یا نوشتاری ندارد . هیچ چیز در نظر دریافت کننده بدتر از نامه اداری و یا تجاری پر از غلط نیست .

با رعایت نکات راهنمای بالا می توانید مطمئن باشید  که چه نامه شما حاوی اطلاعات جدید ، خوب و بد یا متفاوت باشد  از شما به عنوان فردی ماهر با رفتار تخصصی یاد می شود و دریافت کننده نامه شما را به طور جدی مورد بررسی قرار خواهد داد.

copyright