10 نکته براي مدير اجرايي کنفرانس : چک لیست

نکته مهم دیگری که باید در نظر بگیرید این است که در ایام تعطیل کنفرانس برگزار نکنید ،چرا که معمولا بسیاری از افراد در چنین روزهایی در چنین مراسم هایی شرکت نمی کنند. برای  آگاهی از روز های تعطیل در سرتاسر جهان می توانید به سایت www.bank-holidays.com. و در ايران به " تعطیلات رسمی 1391 ايران " مراجعه نمایید.
وقتی زمان کنفرانس  مشخص شد ،مدیر مراسم باید دقت کند که این کنفرانس با کنفرانس مشابه دیگری تداخل زمانی نداشته باشد ،مثلا دو کنفرانس مربوط به صنعت در یک روز برگزار نشود. پس فراموش نکنید که با استفاده از تقویم کنفرانس ها این مورد را چک نمایید.بسیاری از برنامه ریزان مراسم ها تاریخ برگزاری کنفرانس را به  سایت  ايران كنفرانس یا  سایت سيويليكا اطلاع می دهند.
در بسیاری از مواقع بهتر ین کار این است که کنفرانس خود را دقیقا قبل یا بعد از یک کنفرانس دیگر در ناحیه یا شهر خود  برگزار نمایید تا علاقمندان بتوانند در هر دوی آن ها شرکت کنند.
هر چه سریعتر شروع  کنید به برنامه ریزی برای کنفرانس . گاهی وقت ها لازم است از یک سال قبل شروع به برنامه ریزی نمایید.

• برای کنفرانس بودجه ای درنظر بگیرید .

اختصاص بودجه ، بخش مهمی  ازروند برنامه ریزی مراسم را تشکیل می دهد. هدف از این کار ،  انتخاب برنامه ریزان براساس  محدودیت های مالی می باشد. بودجه ها باید کاملا مشخص باشد و درآمدها (مثل کمک های مالی  اسپانسر و در آمد حاصل از فروش بلیط )وهمچنین مخارج( مثل هز ینه چاپ  ،مکان ،غذا، وسایل مورد نیاز و هزینه برقراری امنیت ) را شامل شود. برای  این که موردی را از قلم نیاندازید ،موارد را با چک لیست اصلی مقایسه کنید.
می توانید با مراجعه به  سایت  www.iranmojri.com چک لیست اصلی مخارج را مشاهده نمایید.
مکان مناسبی برای کنفرانس در نظر بگیرید.
محل برگزاری کنفرانس تأثیر بسزایی در موفقیت مراسم و راحتی مدعوین وسخنرانان دارد. به محض این که تاریخ برگزاری مراسم مشخص شد ،به دنبال یافتن مکان مناسبی باشید. هتلی که دارای  سالن کنفرانس باشد ،گزینه بسیار مناسبی به شمار می رود . چرا که کارکنان مورد نیاز و زیر ساخت های لازم را دارد.بنابراین زحمت شما را خیلی کمتر می کند.
بهترین موقعیت  مکانی ،جایی است که به فرودگاه یا سایر پایانه ها ی مسافرتی نزدیک باشد یا در جوار مرکز شهر واقع شده باشد تامدعوین بتوانند به راحتی به آنجا بیایند.
لطفا به این نکته توجه نمایید که  فضای محل برگزاری کنفرانس ، با نوع مراسم وتعداد مدعوین همخوانی داشته باشد. قبل از برگزاری مراسم به این مورد توجه نمایید تا  در هنگام برگزاری مراسم غافلگیر نشوید. شما می توانید با برنامه ریزان مراسم در این باره مشورت نمایید واز تجربه آنان استفاده کنید.

• برنامه ها وسخنران کنفرانس .

در کنار کارهای اصلی ،عنوان مراسم وسخنرانان نیز نقش مهمی را در برگزاری یک کنفرانس ایفا می کنند. برای موفقیت مراسم باید از حضور سخنرانان  معروف استفاده نمایید. یک سخنران معروف به جلب توجه وعلاقه مدعوین  کمک  شایانی می کند . عناوین بزرگ نیز نه تنها جمعیت بیشتری را به  حضور در کنفرانس ترغیب می نماید بلکه سخنرانان معروف را هم جذب می نماید. به همین دلیل مدیران مراسم نباید  اهمیت این بخش را نادیده بگیرند.
قبل از اقدام به پیش  فروش بلیط های کنفرانس  ،برنامه ها باید قطعی ومشخص شده باشد. زمان کافی برای انجام کارهای  اداری در نظر بگیرید. در صورتی که برنامه سرو غذا در زمان برگزاری کنفرانس دارید ،  امکانات وغذا ی مورد نظر را به اندازه کافی سفارش دهید.

• پیش فروش/ثبت نام اینترنتی .

ثبت نام  مهم ترین  منبع در آمد برای مراسم وبرنامه ریزان آن به شمار می رود. با این حال ثبت نام مدعوین و رسیدگی به  امور مربوط به دریافت وجه ثبت نام  ،کار مهمی است وباید برای ثبت نام کنندگان  به راحتی  قابل انجام  بوده وکاملا حرفه ای به نظر برسد. علاوه براین شما می توانید از فرم های ثبت نام  ،برای جمع آوری اطلاعات مدعوین  نیز استفاده کنید تا در آینده بتوانید در فعالیت های اقتصادی با آن ها همکاری داشته باشید. سرویس ها یی که خدمات مدیریتی ارائه می دهند ، می توانند فرم هایی در اختیار شما قرار دهند که قابل تنظیم می باشد. شما می توانید فرم ثبت نام اینترنتی را یا از طریق وب سایتی که   خدمات مدیریت مراسم هارا ارائه می دهد در اختیار علاقمندان قرار دهید ویا از طریق وب سایت مربوط به کنفرانس .
در هر دو صورت ،  وب سایتی که کار ثبت نام را انجام می دهد باید اطلاعات دیگری از قبیل برنامه  کنفرانس ،سخنران ، آدرس محل برگزاری مراسم وقوانین ومقررات هتلی که مدعوین  در آن اسکان داده می شوند نیز ا رائه نماید. آن  چه ضروری است این است که شما باید برای ایجاد روش های مختلف برای دریافت وجه ثبت نام وهمچنین آسان سازی  روند ثبت نام برای علاقمندان   این امور را به یک مجری قابل اعتماد  واگذار نمایید. از آنجا که گردانندگان این قبیل کارها خدمات متفاوتی ارائه می کنند ، سعی کنید  شما موردی را انتخاب کنید  که سیستم پرداخت   وصدور صورت حساب  خودکار داشته باشد وعلاقمندان  را به خوبی راهنمایی کند وبرای صرفه جویی در وقت ،مجهز به سیستم تخفیف دهی ویا لغو  ثبت نام به صورت خودکار باشد.  برای این که مجری مورد نظر خود را در این زمینه پیدا کنید می توانید چک لیستی تهیه کرده  وموارد  دلخواه خود را در آن قید نمایید.

• ارائه تخفیف.

استفاده از تخفیف هم می تواندوسیله خوبی برای افزایش فروش  بلیط درمراحل اولیه به شمار رود. یک مثال خوب در این مورد  ،فروش  بلیط همراه با تخفیف در روزهای اولیه می باشد. با این کار افرادی را که به دنبال بلیط های ارزان هستند جلب می کنید وفروش خوبی خواهید داشت. همچنین می توانید دعوتنامه های همراه با تخفیف را در روزنامه ها ،مجلات و و بلاگ های مربوطه چا پ یا ارسال نمایید  و  برای شرکت کنندگان در کنفرانس های قبلی  تخفیف ویژه در نظر بگیرید.
همچنین می توانید  مشوق هایی را به شرکت های مختلف اختصاص دهید تا شرکت کنندگان بیشتری رابه کنفرانس شما بفرستند. می توانید برای شرکت هایی که افراد بیشتری را به کنفرانس می فرستند بسته های تشویقی ارسال نمایید. برنامه ریزان  مراسم باید در همان مرحله ثبت نام واخذ وجه ثبت نام ، تخفیف درنظر گرفته شده را اعمال نمایند . تخفیف هایی که بعدا  ارائه می شود چندان مورد توجه واقع نمی شود ودیگر حکم تخفیف راندارد.

• تبلیغ.

یک مدیرموفق ،  لیست مهمانان ومدعوین احتمالی را در نظر می گیرد وهمه تلاش خود را برای جذب مخاطب وبازاریابی به کار می گیرد. تبلیغاتی که انجام می دهید به منظور جذب مخاطبان جدید و   تشویق  مخاطبان  فعلی می باشد. شما می توانید از طرق گوناگون  به این کار اقدام نمایید:
-تبلیغ در روزنامه ها ومجلاتی که به صنعت شما مربوط می شود.
- ارسال دعوتنامه به مدعوین کنفرانس قبلی
-قرار دادن تاریخ ومکان برگزاری کنفرانس در وب سایت خودتان
- قرار دادن مراسم در لیست مراسم های محلی ،تقویم کنفرانس ها  ،وبلاگ  وآگهی های مربوطه
- دعوت از رسانه ها برای پوشش دادن مراسم
- نکته مهم این است که تاریخ برگزاری کنفرانس را خیلی زود اعلام کنید تا با سایر کنفرانس ها تداخل پیدا نکند.
درنظرداشته باشید که تبلیغات فقط تاقبل از مراسم اهمیت ندارد بلکه درطول برگزاری وبعد از کنفرانس نیز مهم به شمار می رود.

لیست برنامه ها ومدعوین.
درابتدا ببینید که آیا به تجهیزات فنی خاصی برای سخنرانان درمحل کنفرانس نیازدارید و سعی کنید این امکانات را به موقع فراهم نمایید. چک لیستی از ابزار ووسایل مورد نیاز تهیه کنید تا چیزی از قلم نیفتد.تجهیزات فنی مورد نیازرا حداقل دو ساعت قبل از مراسم کنترل کنید تا سالم باشند.
برای سهولت در مدیریت ورود  مدعوین به سالن و حفظ نظم،بایید برای مدعوین کارت شناسایی تهیه نمایید. شما می توانید از فرم های ثبت نام برای استخراج اطلاعات مورد نیاز کارت های سینه از قبیل نام ،شرکت ومسؤلیت فعلی  هرفرد استفاده نمایید. برخی از نرم افزارهای حرفه ای در زمینه  مدیریت این امکان را به شما می دهد که لیست کل شرکت کنندگان همراه با اطلاعات کارت را دانلود نموده یا با استفاده از آن حتی کارت های سینه را آماده نماید.

• ثبت نام در محل ومدیریت ورود مدعوین.

برای جلو گیری از تشکیل صف های طولانی در روز برگزاری کنفرانس ،با یدبرای ثبت نام در محل ومدیریت ورود مدعوین ،برنامه ریزی کاملی انجام گیرد. استفاده از یک لیست چاپ شده از اسامی مدعوین ، کار را با کندی به پیش خواهد برد. بهترین روش ،استفاده ازسیستم ثبت نام الکترونیکی می باشد که قادر باشد بارکد های  موجود در فرم ثبت نام را اسکن وتأیید کند.
با این روش ، کار ثبت نام در عرض چند ثانیه انجام شده ومدعوین مجبور نیستند در صف بایستند.  علاوه براین ،  می توان کارکنترل مجدد اطلاعات  را  براساس فرم های ثبت نام اینترنتی انجام داد. فایده این کار این است که تمام کارت ها از قبل چاپ وآماده می شوند.

• بعد از کنفرانس :

بعد از اتمام مراسم باید محل را تمیز ومرتب تحویل دهید. تجهیزات فنی  اجاره شده را پس بدهید  وهمه صورت حساب ها را پرداخت کنید. یک بار دیگر چک لیست را مرور کنید تامطمئن شوید که موردی را فراموش نکرده اید. در پایان می توانید به ارزیابی عملکرد ومیزان موفقیت خود بپردازید.
هزینه برآوردی را با هزینه واقعی مقایسه نمایید. فراموش نکنید که برای همه سخنرانان ومدعوین پیام تشکر بفرستید.
اگر تمایل داشتید می توانید تصاویر کنفرانس رادر وب سایت کنفرانس یا وب سایت خودتان قرار دهید تا در دسترس علاقمندان باشد.