ده نکته در مورد اتخاذ خط مشی مکاتباتی موثر در ایمیل

ارتباطات و پست الکترونیکی
تنظیمات نوشتاری

ده نکته در مورد اتخاذ خط مشی مکاتباتی موثر


1- در هر سازمانی بایستی یک سامانه ی مدیریت مدارک برقرار گردد که تعیین نماید چه رایانامه هایی باید چاپ ودر پرونده ها نگهداری گردند وهمچنین اینکه چه کسانی در این خصوص تصمیم گیر می باشند.

2- همچنین ایده ی خوبی خواهد بود که قبل از ارسال هرپیام قابل ثبت ، این سوال را مطرح نماییم که " این مکاتبه در دادگاه چگونه به نظر خواهد رسید؟" (اگر فکر می کنید که ایرادی در آن وجود دارد ، از یک متخصص اداری/حقوقی نظر خواهی کنید).

3- تصور نکنید  همچنان که خیلی از افراد براین باورند رایانامه ها نیاز به املای علامت گذاری ، دستور زبان و شکل خوبی ندارند، بلکه در ذهن خود مجسم نمایید که این مکاتبات در پرونده ی طرف مقابل چگونه به نظر خواهند رسید.

4- خودتان را به جای دیگران قرار دهید ونزد خود بگویید " احساس من در مورد دریافت چنین پیامی چه خواهد بود؟

5- از به کار بردن کلماتی که در محاوره های رودررو به زبان نمی آورید خودداری کنید، زیرا این کلمات بار معنایی منفی دارند.

6 – هرگز به یک پیام تند ، توهین آمیز و آزاردهنده بدون درنظرگرفتن الزام پاسخ دهی واین که مخاطب مقتضی پیام شما چه کسی باید باشد پاسخ ندهید.سپس جوابیه ی خود را بنویسید ودر قسمت پیش نویسی draft قرار دهید وآن را دوباره 8 ساعت بعد بخوانید.آگر لازم بود مودبانه  جوابش را بدهید.

7- هرگز مذاکره ومحاوره با همکاران یا کارمندان محیط کاری خود را با رایانامه انجام ندهید.

8- اگر از اینکه خونسردی خود را درمحاوره ی رو رد رو از دست بدهید می ترسید، مراقب افشا شدن پیام کتبی تان نزد دیگران نیز باشید ومتن آن را قبل از ارسال چک نمایید .

9- به خاطر داشته باشید که رایانامه به مانند صحبت کردن با کسی نیست وهرچیز بیشتر از یک محیط گفتگوی مجازی در واقع عینا به مانند اتاق نشیمن شما است ( که باید به شکل ومحتوای آن اهمیت بدهید.)

10- از ارسال رایانامه های "طومار نامه" که سوء استفاده آن بر همگان مشخص شده است بپرهیزید.

شان شما ، بالاتر از این هاست!!!