مقدمه - تعاریف مهم برای نامه نگاری اداری

آیین نگارش نامه های اداری
تنظیمات نوشتاری

تعاریف :

نگارش : عبارت است از هر گونه مطلبی که بر روی کاغذ نوشته شده و افکار و نظرها و خواسته های فرد یا سازمانی را به فرد یا سازمان دیگری مشخص می سازد.

 

نامه :

کاغذی است که برروی آن مطالبی خطاب به شخص و یا سازمان به طور رسمی و یا غیر رسمی نوشته می شود.

نامه رسمی :

نامه ای است با مشخصات ویژه ای که در امور اداری و خدمتی و به عنوان یک مقام رسمی نوشته می شود.

نامه ی غیر رسمی :

نامه ای است که خارج از مجرای سلسله مراتب سازمان بین دو قسمت مبادله می گردد . نامه مزبور معمولا با ذکر نام طرف مکاتبه و کلمات احترام آمیز و دوستانه همراه است .

نامه بازگشتی :

نامه ای است که درپاسخ موضوع معینی نوشته می شود و در آن به منظور سهولت دسترسی به سوابق مربوطه شماره و تاریخ نامه و یا نامه های مربوطه به موضوع ، قبل از متن درج می گردد.

نامه پیرو:

نامه ای است که به منظور پیگیری و یا ارسال اطلاعات اضافی به دنبال نامه یا نامه های قبلی که در این باره نوشته شده اند ارسال و برای تسهیل دستیابی به سوابق موضوع قبل از متن به شماره نامه یا نامه های مزبور اشاره می گردد.

گردش کار:

گزارشی است که به وسیله رده های پایین تهیه شده و به منظور آگاهی از جریان کار و تصمیمی که باید برای حل مساله شکل گرفته شود به رده بالاتر ارائه می گردد. نحوه تنظیم گردش کار معمولا به شرح زیر است :

الف- خلاصه مشکل یا مساله

ب- بررسی وارائه راه های کار برای رفع مشکل

پ- پیشنهاد و پیشنهادات برای حل مشکل

گزارش :

نوشته ای است که رده پایین تر به منظور اطلاع رده بالاتر از چگونگی و یا نتیجه انجام کاری تنظیم و ارائه می نماید.

در همین مورد:  30 نمونه نامه اداری

 آیین نگارش نامه های اداری