بخش پنجم : رونوشت
گاهی ضروری است تا علاوه برگیزنده اصلی اشخاص و یا واحد هایی از متن نامه آگاهی یابند.
دراین صورت نام آن اشخاص و واحدهای با عنوان رونوشت در زیر نوشته اداری درج و برای هریک نسخه ای ازنامه ارسال می شود.
درنوشتن بخش رونوشت به نکته های زیرتوجه شود:
1-ازدادن رونوشت اضافی و غیرضروری به واحدها و اشخاص خودداری شود.
2-اسامی اشخاص و واحدهای گیرنده رونوشت به ترتیب مقام و سمت اداری و یا درجه بندی واحدها ذکرشود.
3- نوع اقدام گیرنده رونوشت همانند نامه اصلی نوشته شود.
*اداره کل اموراداری برای اطلاع و آمادگی لازم
*آقای .........رییس امور پرسنلی برای اطلاع و تنظیم لیست پرسنل مشمول
4- در کلیه نسخه های رونوشت به ویژه رونوشت های خارج از سازمان باید امضا اصل داشته باشد.
به کارگیری مهرو امضا شیوه ناردرستی است که در سازمان ها رایج شده .
5- نام کلی گیرندگان رونوشت ( به استثنا گیرندگان داخلی نظیربایگانی و اقدام کننده ) درنسخه اول درج شود . چند سالی است که برای آراستگی نسخه اول نام گیرندگان رونوشت ازنسخه دوم به بعددرج می شود. درصورتی که این حق گیرنده است که بداند چه سازمان ها و اشخاصی ازمتن نامه گاهی دارند.
6- به منظور احترام به مقامات بالای مملکتی و درصورتی ضرورت آگاهی آنان ازمتن یک نامه اداری ، تصویرآن نامه به پیوست نامه جداگانه ای به عنوان آن مقام ارسال و از دادن رونوشت به سبک گیرندگان رونوشت خودداری شود.
آیین نگارش نامه های اداری
- مقدمه - تعاریف مهم برای نامه نگاری اداری
- نامه های اداری - تعریف نامه اداریانواع نامه های اداری
- قانون مجازات انتشار و افشاي اسناد محرمانه و سري دولتي
- بخش اول : سرلوحه نامه های اداری
- بخش دوم : عنوان نامه های اداری و رسمی
- بخش سوم : متن نامه های اداری و رسمی + 30 نمونه نامه اداری
- بخش چهارم : محل امضا در نامه اداری
- بخش پنجم : رونوشت در نامه اداری و رسمی
- بخش ششم : نشانی و قالب یک نامه اداری