متن نامه های اداری و رسمی + 30 نمونه نامه اداری

آیین نگارش نامه های اداری
ابزارها
تنظیمات نوشتاری

بخش سوم : متن

اصلی ترین و مهم ترین بخش از نامه های اداری متن است . مهم ترین ازآن جهت گفته می شود که موقعیت و دریافت پاسخ مثبت درگرو تنظیم درست همین بخش است . نارسایی و مبهم بودن وبه عبارتی نرساندن پیام اتلاف وقت و انرژی و دوباره کاری و نامه نگاری اضافی می شود.

 

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

اگر شما به دنبال نمونه متن نامه های اداری هستید می توانید به پایین همین صفحه مراجعه نمایید .

متن نامه اداری از سه قسمت مقدمه ، پیام و نتیجه تشکیل می شود.

دربیشتر نوشته های اداری درآغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای " ادب و احترام " و در پایان بعد از نتیجه " تشکر و سپاسگزاری " اضافه می شود.

اول این مطلب را بخوانید!

" فواید سلام کردن "

درعرف اداری اخیر مرسوم شده است که نوشته های اداری با سلام آغاز شود،

مانند:سلام علیکم / باسلام و درود/با سلام و تحیات / ضمن سلام و تحیت / با اهدا سلام / با سلام و دعای خیر/ ضمن سلام و خسته نباشید/ با سلام و آرزوی سلامتی شما و همکاران محترم / با سلام و آرزوی قبولی طاعات و عبادات .

این شیوه همزمان با تغییر و گسترش عنوان نامه های اداری از " عنوان سازمان ها " به " عنوان اشخاص " رایج شده و قبل از آن فقط در نامه های شخصی کاربرد داشته است .

اگرچه گفتن سلام کاربسیارپسندیده ایست ، اما باید توجه داشت که نوشتن این واژه درزمانی که به عنوان یک سازمان به طور مثال " وزارت امور اقتصادی و دارایی – اداره کل خزانه " نوشته می شود ، به چه کسی سلام شده است ؟ این گونه اظهارادب کردن آیا بی ارزش کردن این واژه است ؟

ازطرفی در روایات آمده که سلام مستحب است  و جواب آن واجب . تا آن حد در این فریضه تاکید شده است که جواب سلام را درنماز هم واجب دانسته اند. با این توصیف کدام نوشته اداری را سراغ دارید که پاسخ آمده باشد عطف به نامه شماره ...مورخ ...علیکم السلام و رحمه ...

بازهم پیشنهاد برای مدیران

بنابراین اگر مدیران محترم بنا بر باورها و اعتقادات ( که درجای خود قابل تقدیس و احترام می باشد) اصرار برنوشتن واژه سلام در ابتدای نوشته ها دارند، حداقل به نکات زیرتوجه نمایند:

1-یکی ازمعنای سلام ، نام خداوند است و اگر منظور ذکر نام و یاد خداست "بسمه تعالی " دربالای سرلو حه این منظور را می رساند.

2-قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران کلیه نوشته های رسمی را به زبان فارسی مجاز دانسته . اگر واژه درود به کاربرده نمی شود تنها به سلام اکتفا شود.

3-درمورد نوشته هایی که ادارات و سازمان ها مورد خطاب هستند از به کاربردن واژه سلام خودداری شود زیرا که مخاطب شخص خاص  و معینی نیست.

 

درمورد احترام گذاشتن به مخاطب هم در برنامه های اداری وضع به همین منوال است کلمات وعبارتی مثل :

احتراما/ محترما/احتراما معروض می دارد/ محترما به عرض می رساند/با نهایت ادب/ با کمال احترام / ضمن عرض ادب و احترام / ضمن عرض ارادت / با تقدیم احترامات فایقه / بارها درنوشته های اداری مشاهده می شود.

اگرنویسنده یا امضا کننده نامه اداری اصرار به نوشتن واژه سلام دارد. حداقل بهتراست آن را با احترام یکجا به صورت عبارت با سلام و احترام در آغاز نامه و درسطر جداگانه ای بنویسد.

1-مقدمه

مقدمه در فرهنگ های فارسی معادل مطلع یا سرآغاز ، طلیعه ، درآمد و زمینه سازی آمده است .

و عبارتست از: هرمطلبی که درآغاز و ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند" حسن مطلع یا " خوب آغازی از ویژگی های یک نوشته خوب است وعلاوه برتازگی ارتباط منطقی با متن و موضوع داشته باشد. هرنوشته ای دارای مقدمه است .

نمی توان به یک باره وارد اصل مطلب شد، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می شود و در نامه های غیراداری ، شخصی ، مقاله ، و...هر نویسنده ای به نوعی به جذب مخاطب تلاش می کند، یکی با شعر یا قطعه ادبی و توصیفی و دیگری با مثل  و حکایت و لطیفه . در نامه اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر و مثل برای جلب  و جذب خواننده استفاده کرد.

بنابراین در اغلب نوشته های اداری از نفس وجودی نامه واین که با هدف و انگیزه ای تهیه شده که پاسخ آن می تواند برای فرستنده جذابیت داشته باشد استفاده شده و نامه ها اغلب با ذکر سابقه آغاز می شود . درمورد نوشته هایی که درپاسخ به نامه یا دستور رسیده تهیه و ارسال می شود عبارت زیر رایج است :

*عطف به نامه شماره ...

*بازگشت به نامه شماره ...

* درپاسخ به نامه شماره...

*با توجه به بخشنامه شماره ...

*در اجرای دستور نامه شماره ...

*دراجرای دستورتلفنی مورخه ...

*دراجرای دستورشفاهی آن مقام ...

سفارش می شود از واژه های بازگشت و " درپاسخ " استفاده شود.

 

چون پاسخ به طور معمول مدتی بعد از وصول نامه ، تهیه و ارسال می شود . بهتراست بعد از سابقه موضوع نامه نیز ذکرشود تا نیازی به درخواست سابقه و اتلاف وقت نباشد:

*بازگشت به نامه شماره 446-85/7/19 درمورد چگونگی پرداخت پاداش سال کارکنان به آگاهی می رساند....

چنانچه نامه ای به دنبال نوشته های قبلی و به منظور پیگیری یا اصلاح نامه قبلی نوشته شود ، ذکر سابقه بصورت زیرخواهدآمد:

*پیرو نامه شماره....مورخ ....

درمورد نامه هایی که ابتدا به ساکن نوشته می شود و بدون سابقه قبلی است باید درمقدمه علت و بهانه نوشتن نامه به روشنی بیان شود. به طورمثال:

*نظربه این که درنظام مقدس جمهوری اسلامی ایران شایسته است مکاتبات و مراسلات فارغ از پیرایه و تعارفات غیرضروری و عاری از اغراق باشد...

*ازآن جا که افزایش سطح مهارت های شغلی کارکنان ، همواره یکی از اهداف مورد نظراین دفتر بوده است و با توجه به نیاز سازمانی ، اولین دوره آموزش ضمن خدمت ویژه مسئولین امورمالی برگزار می شود...

چنانچه بهانه نوشتن نامه اجرای تکلیف قانونی باشد، اشاره به اصل یا قانون و ماده و تبصره ضروری است .

*در اجرای ماده 8 قانون مجازات افشای نامه های طبقه بندی شده و به منظور بررسی و تنظیم پیش نویس آیین نامه طرز نگاهداری اسناد محرمانه دولتی ...

2- پیام یا پیکره اصلی:

این قسمت از متن ، مرکز اصلی نوشته محسوب می شود و تمام ارکان و اجرای نامه ، مقدمه و موخره هایی هستند که باید درخدمت درک صحیح و سریع پیام اصلی باشند. ایراد اصلی نوشته های اداری بیشتر ناشی از مبهم بودن  و نارسایی متن اصلی نامه است . اغلب کارکنان سازمان ها و تهیه کنندگان پیش نویس های اداری مشکل اصلی را درتنظیم این قسمت می دانند و معتقدند که تا اینجا کار ، الگو و فرمولهایی مثل بازگشت و " به استحضار می رساند" در اختیار دارند. اما نوشتن این قسمت ازنامه های اداری به دلیل تنوع پیام ها و وظایف و سلیقه های مختلف همواره سخت و کند پیش می رود.

بخش اصول نگارش درمورد نحوه نوشتن متن اصلی نوشته نکات و راه کارهایی پیشنهادمیشود اما آن چه برای این قسمت به ویژه برای مبتدیان ضروری است که بدان توجه شود موارد زیراست :

  • درموقع نوشتن متن اصلی نامه همواره خود را درمقابل مخاطب فرض کنید.
  • تصورکنید که به جای نوشتن نامه به شما ماموریت داده شده پیام را حضوری و شفاهی به مخاطب برسانید.چه می گویید؟آن چه می خواهید بگویید روی کاغذ بیاورید.به همین سادگی و به همان سادگی گفتار.ساختمان اصلی نوشته شما آماده است ، با کمی دستکاری عیوب زبانی رفع می شود. مختصر بنویسید وجملات را بی جهت طولانی نکنید.

هرنوشته را به یک موضوع اختصاص دهید. گنجانیدن چند موضوع در یک نامه شما را درربط آن ها دچارمشکل می سازد وخواننده اصلی راگم می کند.اگر ناگزیر به نوشتن چند موضوع دریک نوشته ی اداری هستید ، ابتدا به موضوع اصلی وسپس به پیام های فرعی بپردازید. بهتراست موضوع های مختلف را دربند(پاراگراف) ها و با اختصاص شماره به هریک از هم جدا سازید.

3- نتیجه یا پایان نوشته :

نوشته های اداری هریک به گونه ای پایان می یابند، اما مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید و تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است . صراحت دراعلام موضوع مورد درخواست دراین بخش ، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند.

مثال :

*خواهشمند است دستورفرمایید اقدام لازم انجام گیرد.

* با توجه به مطالب فوق انتظارمی رود همکاران محترم دراجرای مفاد بخشنامه مذکوردقت لازم را داشته باشند.

*از داوطلبان خواهشمند است مدارک لازم را تا آخروقت اداری 20/2/86به دبیرخانه سازمان تسلیم و رسید دریافت نمایند.


 

30نمونه نامه های اداری : برگرفته از سایت مهندس سید عماد حسینی


 عنوان نامهگیرنده
1 درخواست کمک جهت احداث مسجد جامع دهگلان ریاست محترم اوقاف و امور خیریه
2 درخواست اعتبار جهت مرمت و تجهیز مساجد روستاها ریاست محترم اوقاف و امور خیریه
3 درخواست اعتبار جهت مرمت و تجهیز مساجد روستاها ریاست محترم اوقاف و امور خیریه
4 درخواست آسفالت وآماده سازی شهرک فرهنگیان معاون عمرانی استانداری
5 درخواست رفع معضلات ورزش شهرستان فرمانداری قروه
6 پیگیری رفع مشکل متصدیان امور دفتری و کادر اداری وزیر محترم آموزش و پرورش
7 پیگیری سازماندهی نیروهای حق التدریس ریاست سازمان آموزش و پرورش
8 تذکر مبنی بر علت تاخیر ارتقای بخش دهگلان وزیر محترم کشور
9 لزوم پرداخت مطالبات کارکنان آموزش و پرورش وزیر محترم آموزش و پرورش
10 تذکر مبنی بر عدم راه اندازی بیمارستان دهگلان وزیر محترم بهداشت و درمان
11 تسریع در عملیات راهسازی مسیر صالح آباد-قروه وزیر محترم راه و ترابری
12 رسیدگی به رفتار نامناسب با کارکنان کرد زبان وزیر محترم نفت
13 درخواست حل مشکل سیمان در منطقه وزیر محترم بازرگانی
14 تذکر مبنی بر بیمه نمودن کارگزاران مخابرات روستایی وزیر محترم ارتباطات و فناوری
15 درخواست رفع مشکلات شهرستان ، به تفکیک موضوع ریاست محترم جمهور
16 رسیدگی به وضع املاک موقوفه سطح شهر قروه سازمان حج و اوقاف
17 درخواست رفع مشکل سوخت چاه های کشاورزی منطقه پخش فراورده های نفتی استان کردستان
18 رسیدگی به مشکل آب شرب شهر قروه وزیر محترم نیرو
19 رسیدگی به مشکلات خواهران طلبه اهل سنت نماینده ولی فقیه در منطقه کردستان
20 اجرای طرح پخش سیلاب و آبخوان داری رئیس سازمان جنگلها و مراتع و آبخیزداری
21 رسیدگی به خسازات وارده به محصولات کشاورزی وزیر محترم کشاورزی
22 استفاده بخش مرکزی قروه از مزایای مناطق محروم ریاست محترم جمهور دکتر احمدی نژاد
23 جبران خسارت 222 نفر ایرانی مقیم کویت وزارت امور خارجه
24 نارضایتی از عدم وجود امکانات پزشکی در سطح استان وزیر محترم بهداشت و درمان و آموزش پزشکی
25 همکاری جهت رفع مشکلات پروژه راه آهن استاندار محترم استان کردستان
26 پیگیری ارتقای بخش دهگلان به شهرستان استاندار محترم استان کردستان
27 درخواست جبران خسارت کشاورزان شهرستان قروه معاون حقوقی امور مجلس وزارت کشور
28 پیگیری ارتقای بخش دهگلان به شهرستان وزارت کشور
29 استفاده بخش مرکزی قروه از مزایای مناطق محروم معاون حقوقی و امور مجلس وزارت کشور
30 درخواست اختصاص بودجه جهت ایجاد سد و مهار آب وزیر نیرو

 


امیدوارم این نمونه ها مورد استفاده شما قرار گیرد. از شما دعوت می شود تا نامه های متفرقه و بیش از 500 تقدیرنامه و دعوت نامه های ادبی را ببینید. از حضور شما در ایران مجری سپاسگزاریم.


 

آموزشگاه گویندگی و سخنوری موسسه شهریاران سخن (مدرسه سخن)

مدرسه سخن آموزشگاه و مدرسه تخصصی مجریگری و سخنوری


سالها با شما و همراه شما هستیم در سایت ایران مجری و باشگاه ایرانمجری. افتخار ماست تا اینبار در سایت سخنوری با شما باشیم.  صدها مقاله مرتبط به فنون سخنرانی و صدها متن سخنرانی و متن مجری گری در پردیس سخن 1400

مدرسه سخن ایران از بهترین مراکز آموزشی در زمینه سخنوری و گویندگی و مجریگری می‌باشد که با مدیریت دکتر فریبا علومی یزدی و مجوز رسمی از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی تاکنون به آموزش بیش از ۱۰۰۰ مجری و سخنران در کشور اقدام نموده است.
شما می توانید آخرین مقالات و آموزش های مرتبط با فن بیان و سخنوری را در این سایت ببینید . برای ورود به سایت سخنوری کلیک کنید.


آخرین تصاویر از سخنوران و فراگیران مدرسه سخن و نظرات ارزشمند آنها را در قسمت نظرات گوگل مپ ملاحظه فرمایید.

روی لینک زیر کلیک کنید

گوگل مپ : مدرسه سخن ایران تاسیس ۱۳۹۵ آموزش سخنوری ، گویندگی و مجریگری

تنها یک راه برای سخنور شدن وجود دارد !