عنوان نامه های اداری و رسمی

آیین نگارش نامه های اداری
ابزارها
تنظیمات نوشتاری

بخش دوم : عنوان

دراین قسمت دومین بخش از نامه های اداری است که بیشترین کاربرد آن در مشخص کردن " مخاطب" است .

 

درسال 1355 سازمان امور اداری و استخدامی وقت به منظوریکسان نمودن عناوین نامه های اداری به تمام سازمان های دولتی ابلاغ نمود که از واژه های " به " " از " و" موضوع " در عنوان نامه های اداره استفاده نمایند که بر گرفته از شیوه های نظامی بود . البته در سازمان های نظامی عناوین نامه ها به   صورت " از " ،"به " و   " موضوع " نوشته می شود و در صورتی که گیرنده مقام بالاتری داشته باشد ، "از " و" به " جا به جا می شود . با وجود دستورالعمل ابلاغی و چاپ شدن عناوین در سربرگ های اداری ، این شیوه پس از انقلاب اسلامی مورد استقبال مدیران واقع نشد و بسیاری از سازمان ها آن را از سربرگ ها حذف کردند.

 از سوی دیگر دلیل روشنی نبودن چگونگی نگارش عناوین پرسنل به مدیران و وجود سلیقه های مختلف در اعمال نگارش عناوین اداره ، هم اکنون انواع مختلف شیوه های " عنوان " در سازمان های مختلف جریان دارد. به طوری که واحدهای زیرپوشش یک سازمان ، هریک به سلیقه نویسنده نامه عناوین اداری مختلفی به کارمی برند. جالب آنکه همه این نامه ها توسط مدیرسازمان تایید و امضا می شود. این موضوع بین تهیه کنندگان نامه ها یا کارشناسان و مدیران گاه سبب بروزمشکلاتی شده است .

درمورد ذکرنام فرستنده و گیرنده نیزهر یک از استادان فن نگارش شیوه ای را توصیه نموده اند.

فرستنده و گیرنده :

معمولا عنوان گیرنده و فرستنده به دو شکل در نامه ها می آید که به هردو شکل صحیح است انتخاب نوع آن بستگی به عرف آن سازمان دارد.

الف –ازفرستنده : اداره کل خدمات

به گیرنده : اداره کل چاپ و توزیع

 ب- به گیرنده : اداره کل چاپ و توزیع

از فرستنده : اداره کل خدمات

انتخاب یکی از دو شکل گاه بستگی به مقام و موقعیت گیرنده دارد . چنانچه فرستنده مقام ارشد باشد عنوان فرستنده (از) ابتدا ذکر می شود.

درعنوان نامه های درون سازمانی یا برون سازمان هم سطح معمولا عنوان واحد یا بخش سازماندهی قید می شود:

از: اداره کل حراست

به : اداره خدمات ماشینی

هنگامی که دریک سازمان مقام پایین تر به بالا تر نامه می نویسد پیش از عنوان اداری گیرنده نام و نام خانوادگی نوشته می شود.

از : تعاونی مصرف

به : مدیرکل محترم جناب آقای........................

درنامه هایی که اشخاص به سازمان یا واحد یا مقامات بالاتر می نویسند معمولا " از " و"به " ذکر نمی شود و تنها نام و عنوان سازماندهی گیرنده ذکر می شود:

جناب آقای .............................

معاون محترم اداری و مالی

توجه :

وقتی مسوول بخش یا واحدی بخواهد با مقام بالاتر مکاتبه کند ، ذکر نام و نام خانوادگی ضرورتی ندارد مثلا نمی نویسیم :

از: ژاله امینی – کارشناس مسوول آموزش

به : جناب آقای حسنی – مدیرکل محترم دفترآموزش کارکنان

درنامه های برون سازمانی در مقابل گیرنده هم عنوان وزاتخانه ذکر می شود و هم واحد سازمانی مورد نظر.

از: وزارت ................................

به : وزارت ..............................- دفتررسیدگی به شکایات

چنان چه عنوان پست سازمانی واحد مورد نظردر وزارتخانه گیرنده نامه را ندانیم ذکر عنوان وزارت خانه کفایت نمی کند.

چنان چه شخص مورد نظری در وزارت خانه یا سازمانی به لحاظ کاری مورد خطاب باشد پیش از عنوان سازمانی نام و نام خانوادگی نیز ذکر می شود.

از : وزارت ...........................

به : آقای ...........................- مدیرکل ...........................

نگاهی دیگر به آنچه نقل شد و در کمال فصاحت نیز نوشته این سوال را به ذهن می آورد که مگر یکی از اهداف نوشته های اداری سهولت و سرعت در ایجاد ارتباط نیست ؟

درنظر بگیریم کارمندی را که دراجرای وظایف خود با مراجعان متعدد روبروست و بخواهد برای هریک نوشته ای تهیه کند . چگونه مسیر این قواعد را طی کرده و ببیند که برای بالا دست می نویسد یا پایین دست و یا هم ردیف ؟ و یا نامه اش درون سازمانی ؟ "از" را ابتدا به کار ببرد یا " به " را؟

اسم مقام اداری بنویسد یا خیر؟ شیوه ی ارایه شده در کتاب های دیگر مدرسان ابهامات بیشتری بر ذهن خواننده و نویسندگان نامه تحمیل می کند و پیچیدگی خاصی دارد که نوشته دبیران دوره صفویه را به یاد می آورد.

یکی از اصول نگارش ، ساده نویسی است و در نگارش عنوان که آغاز نوشته است ، این اصل نمود بیشتر دارد.

دراغلب کلاس ها سوال می شود که وقتی نویسنده نام خود را در پای متن می گذارد چه احتیاجی به کلمه "از" در عنوان نامه است ؟ و چنان چه شناسایی ارگان فرستنده منظور باشد در این صورت آرام و نام سازمان که درسر برگ فرستنده درج شده است کفایت نمی کند؟

پاسخ به این سوال اگرچه تا حدودی توجیه می شود ولی اغلب قانع کننده نیست .

عنوان نامه را چگونه بنویسم ؟

اگرمخاطب نوشته های اداری را به گروه اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی دسته بندی کنیم ضوابط مورد عمل برای نوشتن مناسب مورد نظر بسیارساده خواهد بود.

الف- عنوان سازمان

برای نامه اداری ، عنوان رسمی و ثبت شده سازمان مورد نظر، مخاطب قرارداده می شود:

وزارت بازرگانی :

درصورتی که در وزارت بازرگانی ، با واحد معینی باید ارتباط برقرارشود . پس از نوشتن عنوان کلی و یک خط فاصله ، نام واحد مورد نظرنوشته شود.

 

وزارت بازرگانی – اداره کل امور اداری :

این شیوه نگارش عنوان برای ارتباط دو سازمان است . برای ارتباط درون سازمانی واحدها عنوان کلی از مثال بالا حذف می شود و تنها به ذکرعنوان واحد (اداره کل امور اداری ) اکتفا می شود.

ب- عنوان اشخاص

به دلایل زیرنوشتن هرگونه نامه ی اداری با عنوان اشخاص توصیه نمی شود :

1-تغییرمدیران گاه باعث سرگردان ماندن نامه هایی می شود که به اسم مدیران قبلی نوشته شده است .

2-نوشتن نام اشخاص حالت نامه اداری را به نام شخصی نزدیک می سازد .

پس از آوردن اسم است که باید سلام کرد، آرزوی سلامتی و قبولی طاعات نمود و دیگرتعارف که با شیوه نگارش های اداری منافات دارد.

3- همراه با اسم اشخاص ، استفاده از عناوین و القاب به تدریج رایج می شود و اغلب راه افراط هم می پیماید.

نوشتن نامه اداری به اسم اشخاص ضرورتی ندارد و تنها در مواردی از قبیل گزارش دادن به مقامات بالا

و یا انگیزه مساعدت در امری مورد استفاده قرارمی گیرد. اما در سه دهه گذشته این شیوه بسیار رایج گردیده ، بنابراین ضروری است حداقل درنوشتن نامه به عنوان اشخاص مواردی رعایت گردد.

 

درمورد نوشتن نام اشخاص در عنوان نوشته های اداری به نکات زیرتوجه کنید:

1-ازبه کاربردن عناوین و القاب اضافی خودداری کنید.

2-آوردن عناوین نظیر دکتر و مهندس برای کسانی که در واقع آن عنوان را ندارند گاه استهزا تلقی می شود نه احترام .

3- برای افرادی که دارای چندین عنوان و پست اداری هستند تنها ذکر عنوان مرتبط با موضوع کافیست .

4- بهتراست نام اشخاص و در سطر بعد عنوان اداری همراه با لفظ " محترم " آورده شود.

5-  به کارگرفتن واژه ها مانند "مدیریت "و ریاست "و معاونت پس از ذکرنام اشخاص صحیح نیست اینگونه واژه ها بیانگر جایگاه های اداری اشخاص است نه شغل سازمانی آن ها ، بهتراست مطابق با حکم کارگزینی که ابتدا مشخصات فردی و سپس شغل سازمانی درج گردیده استفاده شود.

6- اگراسم به کارگرفته نشود می توان از واژه های مدیریت ، ریاست و معاونت استفاده کرد.

7- اگراولین باراست که به شخصی نامه نوشته میشود ابتدا اسم آن شخص را دقیق شناسایی و از املای آن مطمئن شوید.

8-درپاسخ به نامه های وارده به مشخصات فردی ( نام .نام خانوادگی ) امضا کننده توجه کنید و عنوان نامه را همان گونه که نوشته شده است مورد خطاب قراردهید. اگر اسم او دارای پسوندی است که در امضا نیاورده شما هم از نوشتن آن خودداری کنید.

مثال های کاربردی

نمی نویسیم

می نویسیم

 

سرور گرامی و برادر بزرگوارجناب آقای مهندس الحاج...

 

جناب آقای ...

معاونت محترم وزارت ...

 

وزیرمحترم ...

جناب آقای دکتر...

رییس محترم هیات مدیره و مدیرعامل محترم شرکت ...

و مشاوره عالی مقام محترم وزارت ...

و رییس با کفایت مرکز...

وعضو محترم شورای ...

 

جناب آقای دکتر...

عنوان مربوط به کار

جناب آقای ...

ریاست هیات محترم تخلفات اداری وزارتخانه

 

جناب آقای ...

رییس محترم و هیات تخلفات اداری

وزارت ...

 

 

پیشنهاد می کنیم:

اگر به مخاطب خود ادارت دارید و مایلید آن را درقالب عناوین ابتدای نامه بروزدهید، به صداقت شما و اخلاصتان درود می فرستیم . اما اجازه دهید فرم یکسان و ساده ای برای تمام نوشته های عنوان اشخاص در سازمان شما طراحی و به کارگرفته شود . شما به هرکه ارادت بیشتری دارید درموقع امضاکردن آنچه لقب و عنوان مایلید با دست خط خود درجلوی اسم مبارک ایشان اضافه فرمایید . این شیوه تاثیرفوق العاده ای درمخاطب خواهد داشت . امتحان کنید.

موضوع نامه در عنوان :

عبارت کوتاهی است که محتوای کلی نامه را مشخص می کند.

نوشتن واژه موضوع و تکمیل کردن آن بوسیله طرح فشرده ای از متن سبب می شود که درارجاع نامه به قسمت مربوطه و رسیدگی به آن ، ایجاد سهولت شود و اطلاعات مورد نیازخواننده  ، همان ابتدای نامه به وی برسد و ازاین بابت نیزبرای تصمیم گیرنده نامه تسهیلاتی را فراهم نماید.

ضرورت نوشتن خلاصه ای از متن در ابتدای نامه برای کارشناسان مسوول در سازمان اموراداری و استخدامی وقت امری بدیهی بوده است که نوشتن آن را طی دستورالعملی به سازمان ها و موسسات ابلاغ کرده اند.

اما وقتی قرارباشد "از"به " درنامه های اداری استفاده نشود حضوراین واژه دربین عنوان مخاطب و مقدمه نامه بی مسما خواهد بود.

نگاه کنید:

 

جناب آقای دکتر...

ریاست محترم دادگاه ...

موضوع : ارسال کتاب

با احترام به استحضارمی رسانم ...

 

 

ملاحظه می شود که نوشتن موضوع اگرهمراه با " از " به " باشد کامل  و بی نقص است اما دراین صورت درسیر قرائت نامه وقفه و سکته ایجاد می کند.

بنابراین :

 

پیشنهاد می شود:

واژه " موضوع " که درحقیقت کلید اطلاعات درون نامه است ازبخش عناوین حذف به بخش سرلوحه اضافه می شود . دراین صورت شناسنامه سرلوحه کامل می شود. خواننده هم پس از دریافت اطلاعات مربوطه به فرستنده می داند که با چه درخواست ، دستور یا خبری مواجه است و به دنبال اطلاعات کامل تر متن را مطالعه می نماید.

چنانچه نامه ها به شیوه "از"به " موضوع" نوشته نشوند و تنها به ذکراسم و عنوان گیرنده بسنده شود اغلب اتفاق می افتد که نوشتن " موضوع " فراموش می شود. آوردن این واژه در سرلوحه تهیه کنندگان نامه را ملزم به رعایت و تکمیل آن می نماید همانطورکه درمورد پیوست این وضع رعایت می شود.

سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران را شاید بتوان اولین سازمان استفاده کننده از این روش دانست و هم اکنون واژه موضوع در سربگ نامه های صدا و سیما بصورت چاپی درج می شود.

 

 

 

 

سرلوحه نامه های رسمی سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی

تاریخ :                    

شماره :                    

پیوست :                    

موضوع :

صدا سیمای جمهوری اسلامی ایران

 

 

 

ضوابط تنظیم موضوع :

انتخاب عبارت موضوع باید دقت شود تا برای خواننده رسا و گویا باشد این عبارت نه چندان بلند باشد که در محل جای نگیرد و نه زیاد کوتاه باشد که فهم نامه را دچارمشکل سازد . همچنین به کارکردن تنها یک کلمه درمقابل موضوع صحیح نبوده و مقصود را نمی رساند.

 

 

نمی نویسیم

می نویسیم

 

موضوع:ایران مجری

موضوع:همایش

موضوع:تقاضای وام برای رفع مشکلات مالی

موضوع:انفجارکپسول گازدرمنزل مسکونی

واقع در خیابان ...کوچه ...پلاک ...

 

موضوع : معرفی سایت ایران مجری

موضوع : شرکت درهمایش

موضوع : درخواست وام

موضوع : حادثه انفجار کپسول گاز

 


 

در همین مورد: 30 نمونه نامه اداری

آیین نگارش نامه های اداری 

 

آموزشگاه گویندگی و سخنوری موسسه شهریاران سخن (مدرسه سخن)

مدرسه سخن آموزشگاه و مدرسه تخصصی مجریگری و سخنوری


سالها با شما و همراه شما هستیم در سایت ایران مجری و باشگاه ایرانمجری. افتخار ماست تا اینبار در سایت سخنوری با شما باشیم.  صدها مقاله مرتبط به فنون سخنرانی و صدها متن سخنرانی و متن مجری گری در پردیس سخن 1400

مدرسه سخن ایران از بهترین مراکز آموزشی در زمینه سخنوری و گویندگی و مجریگری می‌باشد که با مدیریت دکتر فریبا علومی یزدی و مجوز رسمی از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی تاکنون به آموزش بیش از ۱۰۰۰ مجری و سخنران در کشور اقدام نموده است.
شما می توانید آخرین مقالات و آموزش های مرتبط با فن بیان و سخنوری را در این سایت ببینید . برای ورود به سایت سخنوری کلیک کنید.


آخرین تصاویر از سخنوران و فراگیران مدرسه سخن و نظرات ارزشمند آنها را در قسمت نظرات گوگل مپ ملاحظه فرمایید.

روی لینک زیر کلیک کنید

گوگل مپ : مدرسه سخن ایران تاسیس ۱۳۹۵ آموزش سخنوری ، گویندگی و مجریگری

تنها یک راه برای سخنور شدن وجود دارد !