انواع نامه های اداری

انواع نامه های اداری:

نوشته های اداری در سازمان ها از دیدگاه های مختلف گونه های متفاوتی دارند. شناخت ، طبقه بندی و کاربرد هر یک می تواند در سهولت درست و به جا و نوع نگارش هریک به لحاظ محتوا و ماهیت آن مفید به فایده باشد.

الف- نامه های اداری ازدیدگاه متن یا ماهیت موضوع

نامه با ماهیت اطلاعی یا خبری:

محتوای اینگونه نوشته ها اطلاع رسانی و ارائه نتیجه یک اقدام می باشد. نوشتن این نامه ها در دو جهت ، واحد یا مقام پایین به بالا و از بالا به پایین مبادله می شود.

نامه با ماهیت دستوری :

اینگونه نوشته ها ازمقام بالا خطاب به کارکنان یا موسسات زیرمجموعه تهیه و ابلاغ می شود و انجام کار یا نتیجه اقدامی را می خواهد.

3- نامه با ماهیت درخواستی:

اغلب نوشته های بین سازمان ها ، واحد ها و اشخاص از موسسات ماهیت درخواستی دارند درآن و تقاضای مطرح می شود که معرف آن واژه " خواهشمند است " می باشد.

4- نامه با ماهیت باز دارندگی :

محتوای این گونه نوشته ها که می تواند با دستوری یا درخواستی باشد انجام کاری را منبع و یا اقدام و حرکتی را متوقف می سازد.

5- نامه با ماهیت هماهنگی :

این گونه نوشته ها بین واحدهای مختلف یک سازمان مبادله و یا از مقام بالای سازمانی به واحدهای زیرمجموعه ارسال می شود. محتوای این گونه نوشته ها ، ایجاد هماهنگی درانجام امور می باشد.

ب- نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی

نوشته های اداری گیرنده و فرستنده به دو گروه تقسیم می شوند:

1-نامه های درون سازمانی

این گروه ازنامه ها کاربرد داخلی دارند:

مثال :

-نامه از مقام یا واحد بالاتر به واحد یا مسوول پایین تر

-نامه بین دو واحد یا مقام هم سطح دریک سازمان

- نامه از مقام یا واحد پایین به مقام واحد بالا

- نامه کارکنان به روسا و یا واحد های درون سازمانی

2- نامه های برون سازمانی

این گروه از نامه ها کاربرد خارج از تشکیلات دارند.

مثال:

نامه از یک سازمان به سازمان دیگر

نامه از واحدی در یک سازمان به واحد درون سازمان دیگر

نامه از یک سازمان به اشخاص حقوقی برون از سازمان

نامه از یک سازمان به اشخاص حقیقی خارج از سازمان

-پ نامه های اداری ازلحاظ واحد اقدام کننده :

هریک از واحد های اداری که نامه ای تهیه می کنند در عرف اداری نام آن واحد را به خود می گیرند مثلا " نوشته هایی که در ذیحسابی و حسابداری تهیه می شود به نام " نامه های مالی " خوانده می شود. ازاین دیدگاه می توان انواع نامه ها را برشمرد:

نامه های اداری – نامه های مالی – نامه ی فنی – نامه های آموزشی – نامه های بازرگانی – نامه های حقوقی و...

ت- نامه های اداری از لحاظ زمان اقدام :

از این دیدگاه نامه ها به دو دسته تقسیم می شوند :

1-نامه های عادی :

این گونه نامه ها مسیر ارتباطی خود را از مبدا تا مقصد وبر عکس به صورت عادی طی می کنند .

2- نامه های فوری :

این گونه نامه ها که محتوای آن باید به سرعت مطالعه و مورد اقدام قرارگیرد از مبدا با مهرفوری مشخص می شود و مراحل تهیه و تایپ و ثبت و ارسال آن خارج از نوبت سایر نامه ها انجام می شود . در سازمان گیرنده هم به محض " رویت 11مهرفوری" خارج از نوبت ثبت وبه اقدام کننده ارجاع می شود . نامه ی فوری 48 ساعته باید مورد اقدام فرا گیرد. در سیستم اداری واژه های دیگری نیز برای نامه های فوری به کار برده می شود که برگرفته از پیام های نظامی است . مانند:

فوری (48ساعته )

خیلی فوری(24ساعته )

آنی ( به محض وصول ) اما نامه های اداری در صورتی که ضرورت ایجاد کند تا به محض وصول مورد اقدام قرار گیرد" اقد ام سریع " نوشته می شود .

ث- نامه های اداری از لحاظ حساسیت و امنیت :

نوشته های اداری از نظرتهیه و نگهداری و محدودیت مخاطب به دو نوع تقسیم می شوند.

نامه های عادی :

این نوع نامه ها که بیشترین حجم نامه های اداری را تشکیل می دهد از نظرسازمانی ممکن است دارای حساسیت هایی باشد ولی این وجود مسیرگردش سازمانی آنها ازتهیه کننده تا مقصد به صورت عادی انجام می شود .

2- نامه های طبقه بندی شده :

این نوع نوشته ها از درجه ی اهمیت و حساسیت و مقدارمراقبتی که باید در حفظ آنها بشود به چهار دسته تقسیم می شود:

*محرمانه

*خیلی محرمانه

*سری

* به کلی سری

مطالعه " قانون مجازات افشای نامه های طبقه بندی " و آیین نامه های مربوطه برای کسانی که با این گونه نامه ها در ارتباط می باشند توصیه می شود.

در همین مورد: 30 نمونه نامه اداری