عنوان نامه های اداری و رسمی

درسال 1355 سازمان امور اداری و استخدامی وقت به منظوریکسان نمودن عناوین نامه های اداری به تمام سازمان های دولتی ابلاغ نمود که از واژه های " به " " از " و" موضوع " در عنوان نامه های اداره استفاده نمایند که بر گرفته از شیوه های نظامی بود . البته در سازمان های نظامی عناوین نامه ها به   صورت " از " ،"به " و   " موضوع " نوشته می شود و در صورتی که گیرنده مقام بالاتری داشته باشد ، "از " و" به " جا به جا می شود . با وجود دستورالعمل ابلاغی و چاپ شدن عناوین در سربرگ های اداری ، این شیوه پس از انقلاب اسلامی مورد استقبال مدیران واقع نشد و بسیاری از سازمان ها آن را از سربرگ ها حذف کردند.

 از سوی دیگر دلیل روشنی نبودن چگونگی نگارش عناوین پرسنل به مدیران و وجود سلیقه های مختلف در اعمال نگارش عناوین اداره ، هم اکنون انواع مختلف شیوه های " عنوان " در سازمان های مختلف جریان دارد. به طوری که واحدهای زیرپوشش یک سازمان ، هریک به سلیقه نویسنده نامه عناوین اداری مختلفی به کارمی برند. جالب آنکه همه این نامه ها توسط مدیرسازمان تایید و امضا می شود. این موضوع بین تهیه کنندگان نامه ها یا کارشناسان و مدیران گاه سبب بروزمشکلاتی شده است .

درمورد ذکرنام فرستنده و گیرنده نیزهر یک از استادان فن نگارش شیوه ای را توصیه نموده اند.

فرستنده و گیرنده :

معمولا عنوان گیرنده و فرستنده به دو شکل در نامه ها می آید که به هردو شکل صحیح است انتخاب نوع آن بستگی به عرف آن سازمان دارد.

الف –ازفرستنده : اداره کل خدمات

به گیرنده : اداره کل چاپ و توزیع

 ب- به گیرنده : اداره کل چاپ و توزیع

از فرستنده : اداره کل خدمات

انتخاب یکی از دو شکل گاه بستگی به مقام و موقعیت گیرنده دارد . چنانچه فرستنده مقام ارشد باشد عنوان فرستنده (از) ابتدا ذکر می شود.

درعنوان نامه های درون سازمانی یا برون سازمان هم سطح معمولا عنوان واحد یا بخش سازماندهی قید می شود:

از: اداره کل حراست

به : اداره خدمات ماشینی

هنگامی که دریک سازمان مقام پایین تر به بالا تر نامه می نویسد پیش از عنوان اداری گیرنده نام و نام خانوادگی نوشته می شود.

از : تعاونی مصرف

به : مدیرکل محترم جناب آقای........................

درنامه هایی که اشخاص به سازمان یا واحد یا مقامات بالاتر می نویسند معمولا " از " و"به " ذکر نمی شود و تنها نام و عنوان سازماندهی گیرنده ذکر می شود:

جناب آقای .............................

معاون محترم اداری و مالی

توجه :

وقتی مسوول بخش یا واحدی بخواهد با مقام بالاتر مکاتبه کند ، ذکر نام و نام خانوادگی ضرورتی ندارد مثلا نمی نویسیم :

از: ژاله امینی – کارشناس مسوول آموزش

به : جناب آقای حسنی – مدیرکل محترم دفترآموزش کارکنان

درنامه های برون سازمانی در مقابل گیرنده هم عنوان وزاتخانه ذکر می شود و هم واحد سازمانی مورد نظر.

از: وزارت ................................

به : وزارت ..............................- دفتررسیدگی به شکایات

چنان چه عنوان پست سازمانی واحد مورد نظردر وزارتخانه گیرنده نامه را ندانیم ذکر عنوان وزارت خانه کفایت نمی کند.

چنان چه شخص مورد نظری در وزارت خانه یا سازمانی به لحاظ کاری مورد خطاب باشد پیش از عنوان سازمانی نام و نام خانوادگی نیز ذکر می شود.

از : وزارت ...........................

به : آقای ...........................- مدیرکل ...........................

نگاهی دیگر به آنچه نقل شد و در کمال فصاحت نیز نوشته این سوال را به ذهن می آورد که مگر یکی از اهداف نوشته های اداری سهولت و سرعت در ایجاد ارتباط نیست ؟

درنظر بگیریم کارمندی را که دراجرای وظایف خود با مراجعان متعدد روبروست و بخواهد برای هریک نوشته ای تهیه کند . چگونه مسیر این قواعد را طی کرده و ببیند که برای بالا دست می نویسد یا پایین دست و یا هم ردیف ؟ و یا نامه اش درون سازمانی ؟ "از" را ابتدا به کار ببرد یا " به " را؟

اسم مقام اداری بنویسد یا خیر؟ شیوه ی ارایه شده در کتاب های دیگر مدرسان ابهامات بیشتری بر ذهن خواننده و نویسندگان نامه تحمیل می کند و پیچیدگی خاصی دارد که نوشته دبیران دوره صفویه را به یاد می آورد.

یکی از اصول نگارش ، ساده نویسی است و در نگارش عنوان که آغاز نوشته است ، این اصل نمود بیشتر دارد.

دراغلب کلاس ها سوال می شود که وقتی نویسنده نام خود را در پای متن می گذارد چه احتیاجی به کلمه "از" در عنوان نامه است ؟ و چنان چه شناسایی ارگان فرستنده منظور باشد در این صورت آرام و نام سازمان که درسر برگ فرستنده درج شده است کفایت نمی کند؟

پاسخ به این سوال اگرچه تا حدودی توجیه می شود ولی اغلب قانع کننده نیست .

عنوان نامه را چگونه بنویسم ؟

اگرمخاطب نوشته های اداری را به گروه اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی دسته بندی کنیم ضوابط مورد عمل برای نوشتن مناسب مورد نظر بسیارساده خواهد بود.

الف- عنوان سازمان

برای نامه اداری ، عنوان رسمی و ثبت شده سازمان مورد نظر، مخاطب قرارداده می شود:

وزارت بازرگانی :

درصورتی که در وزارت بازرگانی ، با واحد معینی باید ارتباط برقرارشود . پس از نوشتن عنوان کلی و یک خط فاصله ، نام واحد مورد نظرنوشته شود.

وزارت بازرگانی – اداره کل امور اداری :

این شیوه نگارش عنوان برای ارتباط دو سازمان است . برای ارتباط درون سازمانی واحدها عنوان کلی از مثال بالا حذف می شود و تنها به ذکرعنوان واحد (اداره کل امور اداری ) اکتفا می شود.

ب- عنوان اشخاص

به دلایل زیرنوشتن هرگونه نامه ی اداری با عنوان اشخاص توصیه نمی شود :

1-تغییرمدیران گاه باعث سرگردان ماندن نامه هایی می شود که به اسم مدیران قبلی نوشته شده است .

2-نوشتن نام اشخاص حالت نامه اداری را به نام شخصی نزدیک می سازد .

پس از آوردن اسم است که باید سلام کرد، آرزوی سلامتی و قبولی طاعات نمود و دیگرتعارف که با شیوه نگارش های اداری منافات دارد.

3- همراه با اسم اشخاص ، استفاده از عناوین و القاب به تدریج رایج می شود و اغلب راه افراط هم می پیماید.

نوشتن نامه اداری به اسم اشخاص ضرورتی ندارد و تنها در مواردی از قبیل گزارش دادن به مقامات بالا

و یا انگیزه مساعدت در امری مورد استفاده قرارمی گیرد. اما در سه دهه گذشته این شیوه بسیار رایج گردیده ، بنابراین ضروری است حداقل درنوشتن نامه به عنوان اشخاص مواردی رعایت گردد.

درمورد نوشتن نام اشخاص در عنوان نوشته های اداری به نکات زیرتوجه کنید:

1-ازبه کاربردن عناوین و القاب اضافی خودداری کنید.

2-آوردن عناوین نظیر دکتر و مهندس برای کسانی که در واقع آن عنوان را ندارند گاه استهزا تلقی می شود نه احترام .

3- برای افرادی که دارای چندین عنوان و پست اداری هستند تنها ذکر عنوان مرتبط با موضوع کافیست .

4- بهتراست نام اشخاص و در سطر بعد عنوان اداری همراه با لفظ " محترم " آورده شود.

5-  به کارگرفتن واژه ها مانند "مدیریت "و ریاست "و معاونت پس از ذکرنام اشخاص صحیح نیست اینگونه واژه ها بیانگر جایگاه های اداری اشخاص است نه شغل سازمانی آن ها ، بهتراست مطابق با حکم کارگزینی که ابتدا مشخصات فردی و سپس شغل سازمانی درج گردیده استفاده شود.

6- اگراسم به کارگرفته نشود می توان از واژه های مدیریت ، ریاست و معاونت استفاده کرد.

7- اگراولین باراست که به شخصی نامه نوشته میشود ابتدا اسم آن شخص را دقیق شناسایی و از املای آن مطمئن شوید.

8-درپاسخ به نامه های وارده به مشخصات فردی ( نام .نام خانوادگی ) امضا کننده توجه کنید و عنوان نامه را همان گونه که نوشته شده است مورد خطاب قراردهید. اگر اسم او دارای پسوندی است که در امضا نیاورده شما هم از نوشتن آن خودداری کنید.

مثال های کاربردی

پیشنهاد می کنیم:

اگر به مخاطب خود ادارت دارید و مایلید آن را درقالب عناوین ابتدای نامه بروزدهید، به صداقت شما و اخلاصتان درود می فرستیم . اما اجازه دهید فرم یکسان و ساده ای برای تمام نوشته های عنوان اشخاص در سازمان شما طراحی و به کارگرفته شود . شما به هرکه ارادت بیشتری دارید درموقع امضاکردن آنچه لقب و عنوان مایلید با دست خط خود درجلوی اسم مبارک ایشان اضافه فرمایید . این شیوه تاثیرفوق العاده ای درمخاطب خواهد داشت . امتحان کنید.

موضوع نامه در عنوان :

عبارت کوتاهی است که محتوای کلی نامه را مشخص می کند.

نوشتن واژه موضوع و تکمیل کردن آن بوسیله طرح فشرده ای از متن سبب می شود که درارجاع نامه به قسمت مربوطه و رسیدگی به آن ، ایجاد سهولت شود و اطلاعات مورد نیازخواننده  ، همان ابتدای نامه به وی برسد و ازاین بابت نیزبرای تصمیم گیرنده نامه تسهیلاتی را فراهم نماید.

ضرورت نوشتن خلاصه ای از متن در ابتدای نامه برای کارشناسان مسوول در سازمان اموراداری و استخدامی وقت امری بدیهی بوده است که نوشتن آن را طی دستورالعملی به سازمان ها و موسسات ابلاغ کرده اند.

اما وقتی قرارباشد "از"به " درنامه های اداری استفاده نشود حضوراین واژه دربین عنوان مخاطب و مقدمه نامه بی مسما خواهد بود.

ملاحظه می شود که نوشتن موضوع اگرهمراه با " از " به " باشد کامل  و بی نقص است اما دراین صورت درسیر قرائت نامه وقفه و سکته ایجاد می کند.

بنابراین :

سرلوحه نامه های رسمی سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی

ضوابط تنظیم موضوع :

انتخاب عبارت موضوع باید دقت شود تا برای خواننده رسا و گویا باشد این عبارت نه چندان بلند باشد که در محل جای نگیرد و نه زیاد کوتاه باشد که فهم نامه را دچارمشکل سازد . همچنین به کارکردن تنها یک کلمه درمقابل موضوع صحیح نبوده و مقصود را نمی رساند.

در همین مورد: 30 نمونه نامه اداری

آیین نگارش نامه های اداری 

• مقدمه - تعاریف مهم برای نامه نگاری اداری
• نامه های اداری - تعریف نامه اداریانواع نامه های اداری
• قانون مجازات انتشار و افشاي اسناد محرمانه و سري دولتي
• بخش اول : سرلوحه نامه های اداری
• بخش دوم : عنوان نامه های اداری و رسمی
• بخش سوم : متن نامه های اداری و رسمی + 30 نمونه نامه اداری
• بخش چهارم : محل امضا در نامه اداری
• بخش پنجم : رونوشت در نامه اداری و رسمی
• بخش ششم : نشانی و قالب یک نامه اداری