نامه های اداری - تعریف نامه اداری

آیین نگارش نامه های اداری
ابزارها
تنظیمات نوشتاری

نامه های اداری:

این دسته از نامه ها که محور اصلی بحث این کتاب است . به نامه هایی گفته می شود که محتوای آن درچار چوب شر ح وظایف سازمانی و گردش کار موسسه باشد . خواه آن تشکیلات دولتی باشد و یا غیردولتی .

 

فرستندگان و گیرندگان این نامه ها شخصیت های حقوقی و یا پرسنل اداری می باشند.

تعریف نامه اداری :

هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ی ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد نامه اداری گفته می شود .

توجه : نامه اشخاص به سازمان ها قبل از ثبت در دفتر دبیرخانه "عمومی " و پس ازتشریفات ثبت " اداری " تلقی می شود.

ویژگی های نامه ی اداری :

مشخصاتی که نامه های اداری را از هرگونه های دیگرنامه ها متمایزمی سازد می توان از دو دیدگاه مورد بررسی قرارداد:

الف-دیدگاه محتوای نامه یا ویژگی های اصلی

موضوع :

پیام اصلی در این نامه ها یک موضوع اداری است . بدیهی است که نامه اداری برای احوالپرسی نوشته نمی شود و یک ضرورت اداری در چارچوب شرح وظایف ، انگیزه نوشتن را باعث شده تا در قالب یکی از انواع نامه های اداری نوشته شود. در این گونه نامه ها تنها به شرح یک موضوع پرداخته می شود و در صورت تعداد موضوع هر  یک در پاراگراف جداگانه و با ذکرشماره ای ازهم جدا می شوند.

2-عنوان گیرنده :


در نامه های شخصی به طور معمول عنوان مخاطب رسمی نیست . اما در نامه اداری عنوان گیرنده خواه به صورت عنوان سازمانی یا عنوان مدیران ومسوولان دقیق و رسمی نوشته می شود.

3- عنوان فرستنده :

عنوان فرستنده در نامه اداری کامل و رسمی نوشته می شود و تا از نظر سطوح ارتباطی و سلسله مراتب اداری جایگاه خاص خود را بیابد . در سایر نامه ها به ویژه نامه های شخصی عنوان فرستند گاه با نام کوچک و یا مستعار نوشته می شود.

4- شماره و تاریخ :

ویژگی دیگر نامه اداری داشتن شماره و تاریخ است که به منظور رسمیت دادن به نامه و سهولت دسترسی ، شماره شده و در بالای نامه درج می شود.

5- امضا:

در نامه های اداری مقام مسوول اداری با درج نام  و نام خانوادگی و عنوان اداری خود مسوولیت تنظیم و ارسال نامه را می پذیرد . نامه بدون امضا و مشخصات امضا کننده اعتبارندارد.

نداشتن هریک از مشخصات یاد شده در بالا، باعث می شود نامه از حالت اداری خارج شود.

ب- از لحاظ ظاهری یا ویژگی های فرعی :

ظاهر نامه های اداری با نامه های غیر اداری متفاوت است به طوری که تشخیص آن برای همگان آسان است .

نوع کاغذ اداری :

نسخه اصلی( گیرنده ) باید از کاغذ نوع مرغوب استفاده شود( کاغذ  80 گرمی )

در همین مورد:  30 نمونه نامه اداری

 آیین نگارش نامه های اداری