رونوشت در نامه اداری و رسمی

آیین نگارش نامه های اداری
ابزارها
تنظیمات نوشتاری

بخش پنجم : رونوشت

گاهی ضروری است تا علاوه برگیزنده اصلی اشخاص و یا واحد هایی از متن نامه آگاهی یابند.

دراین صورت نام آن اشخاص و واحدهای با عنوان رونوشت در زیر نوشته اداری درج و برای هریک نسخه ای ازنامه ارسال می شود.

درنوشتن بخش رونوشت به نکته های زیرتوجه شود:

 

1-ازدادن رونوشت اضافی و غیرضروری به واحدها و اشخاص خودداری شود.

 

2-اسامی اشخاص و واحدهای گیرنده رونوشت به ترتیب مقام و سمت اداری و یا درجه بندی واحدها ذکرشود.

 

3- نوع اقدام گیرنده رونوشت همانند نامه اصلی نوشته شود.

*اداره کل اموراداری برای اطلاع و آمادگی لازم

*آقای .........رییس امور پرسنلی برای اطلاع و تنظیم لیست پرسنل مشمول

 

4- در کلیه نسخه های رونوشت به ویژه رونوشت های خارج از سازمان باید امضا اصل داشته باشد.

به کارگیری مهرو امضا شیوه ناردرستی است که در سازمان ها رایج شده .

 

5- نام کلی گیرندگان رونوشت ( به استثنا گیرندگان داخلی نظیربایگانی و اقدام کننده ) درنسخه اول درج شود . چند سالی است که برای آراستگی نسخه اول نام گیرندگان رونوشت ازنسخه دوم به بعددرج می شود. درصورتی که این حق گیرنده است که بداند چه سازمان ها و اشخاصی ازمتن نامه گاهی دارند.

 

6- به منظور احترام به مقامات بالای مملکتی و درصورتی ضرورت آگاهی آنان ازمتن یک نامه اداری ، تصویرآن نامه به پیوست نامه جداگانه ای به عنوان آن مقام ارسال و از دادن رونوشت به سبک گیرندگان رونوشت خودداری شود.

 

 

آیین نگارش نامه های اداری